На всіх інших працівників організації заводяться особові картки уніфікованої форми № Т - 2. Використовуються картки старого і нового зразків. При введення нових картки старого зразка не листувалися. Нові картки не сильно відрізняються від попередніх: вони з більш щільного паперу і трохи більше за розміром. Негативним моментом цього нововведення є те, що доповнення до карток старого зразка використовуються нові, це незручно при їх зберіганні, тому з метою усунення даного недоліку доцільною мірою є приведення особистих карток працівників до єдиної форми.
Для спрощення роботи з документами в кадровій службі в організації облік документації можна було б вести за допомогою баз даних в Access. Так само полегшенню трудової діяльності працівників відділу кадрів сприяла б система, що дозволяє прискорити процес пошуку необхідної інформації і впорядковує зберігання даних.
Система надала б відділу кадрів наступні можливості:
· Оперативний доступ до інформації про кадровий склад.
· Отримання відомостей про всі призначення працівника в межах підприємства, а також про всіх наказах, що стосуються цієї людини.
· Підготовка та видання наказів.
· Зміна штатного розкладу, отримання інформації про ставки, вакансіях, позаштатних працівників та зайнятих посадах.
· Підготовка аналітичних даних, отримання стандартних форм звітності та різного виду документів.
· Всі відомості зберігалися б у єдиній інформаційній базі, що забезпечило б оперативний доступ до них з декількох робочих місць і паралельну роботу в системі кількох людей.
Для обліку, реєстрації документів і зберігання інформації можна порекомендувати нові і вдосконалені програми, такі як Lotus Domino або EDMS (Electronic Document Management Systems). Що стосується систем, призначених безпосередньо для кадрових служб, тут теж прогрес не стоїть на місці. Розширеними функціональними можливостями і самими останніми розробками володіють «АІТ: Управління персоналом» і Boss-кадровик. Ці сучасні автоматизовані системи забезпечують ефективну і зручну роботу з документування та управління персоналом
.2 Передбачувані фактори та джерела ефективності від впроваджуваних пропозицій
Для оцінки якості роботи з кадрами установи можна використовувати систему показників, що характеризують інтенсивність обороту кадрів і деталізують особливості цього обороту. Розрахуємо основні показники цієї системи:
. Коефіцієнт інтенсивності обороту з прийому (K n). Даний коефіцієнт розраховується як відношення числа прийнятих за період працівників (Ч n) до середньоспискової їх числа (Ч с):
n=Ч n: Ч з
Середньооблікова чисельність працівників організації за 2012-2013 рік склала 167 осіб.
Число прийнятих за рік працівників склало 96 чоловік.
n=96/167=0,575
. Коефіцієнт обороту з вибуття (К в) - це відношення числа вибулих за період працівників (Ч в) до середньоспискової їх числа (Ч с):
К в=Ч в / Ч з
Число вибулих за рік (з 1.10.2012 по 1.10.2013) працівників склало 33 людини.
