(складання) та зберігання.
На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа у ВАТ «АСПК». Місце проставлення штампа визначено ГОСТ Р 6.30 - 2003.
У практичній діяльності, залежно від обсягу документообігу у ВАТ «АСПК» використовують три форми реєстрації документів: журнали і картки, і третя форма реєстрації, використанням персонального комп'ютера - автоматизована електронна.
У кадровій службі ВАТ «АСПК» застосовують різні журнали для реєстрації вхідних і вихідних документів. Реєстраційний журнал являє собою книгу з розграфлених сторінками, в кожній графі фіксується певна інформація про документ. Для кожної категорії документів розробляється своя форма журналу.
Реєстрація вхідних документів ВАТ «АСПК» здійснюється шляхом занесення даних в журнал реєстрації вхідних документів.
На вихідних документах компанії проставляється вихідний реєстраційний номер відповідно до діючих вимог. Він розташовується у верхньому лівому кутку першого аркуша і складається з порядкового номера межах масиву документів. Відповідно до вимог ГСДОУ в індекс документа повинен входити індекс за номенклатурою справ підрозділу, код підрозділу, порядковий номер і дата.
Журнальна форма реєстрації найбільш зручна в роботі з документами обмеженого доступу (секретними, конфіденційними), незамінна, коли облік документів виступає на перше місце (наприклад, для запобігання претензій і конфліктних ситуацій), компактна. Однак журнальна форма реєстрації має суттєві недоліки: неминуче призводить до дублювання операцій, робить дуже трудомісткою довідкову роботу за документами, ускладнює ведення строкового контролю виконання документів, так як треба переглядати всі записи в журналі.
В організаціях, де потік документів дуже великий, поряд з журнальної використовується карткова форма реєстрації. Форма картки - реєстраційно-контрольна картка, розташування в якій необхідних реквізитів для реєстрації документа може бути визначено в організації (установі) і затверджено в інструкції з діловодства.
Переваги карткової системи реєстрації очевидні: вона виключає необхідність повторної реєстрації документів; дає можливість систематизувати їх за різними ознаками, створювати різні картотеки, забезпечуючи інформаційно-довідкову роботу.
Найбільш раціональним веденням контрольних операцій реєстрації документів є використання персонального комп'ютера, який в заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання і виводить на екран номери документів в призначений день для проведення над ними контрольних операцій.
Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів.
Організація контролю за виконанням документів у ВАТ «АСПК» забезпечує їх своєчасне та якісне виконання.
Контроль здійснюється за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
У ВАТ «АСПК» контроль за виконанням документів здійснює секретар.
Відповідно до ГОСТ Р ІСО 15489-1-2009 в системі управління документами їхній рух і використання необхідно контролювати для того, щоб забезпечувати пошук документів, запобігати випадки їх втрати, виявляти випадк...
