окументи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі описи значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік і збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені опису на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
Додатки
Форма підсумкового запису до номенклатури справ організації
Підсумкова запис про категорії та кількість справ, заведених у _____ році в організації
По термінах храненіяВсегоВ тому числі: переходящіхс відміткою ЭПК1234ПостоянногоВременного (понад 10 років) Тимчасового (до 10 років включно) Разом
Зразок листа заступника
Лист-заступник Документ № _____ від _______, що надійшов (найменування кореспонденції) По вопросу_______________________ Виданий ________________________________ коли кому Видал________________ Получіл____________________
Зразок картки - заступника
КАРТА-заступник Справа № _____ 2002 Структурний підрозділ Дата видачі Кількість листів Кому видано Розписка одержувача Дата повернення Розписка про прийом
Зразок листа завірителя справи
Лист-засвідчувач У справу підшито (вкладено) і пронумеровано 210 (двісті десять) аркушів, у тому числі: літерні аркуші 50а, 112а, 112б + 2 листа внутрішнього опису. Лист 5 має фізичні ушкодження - розрив і склейка. Секретар Підпис Розшифровка підпису Дата
