період (дату) складання;
- вимірювачі операції в натуральному (якщо це можливо) і в грошовому вираженні;
- найменування господарських операцій;
- підпис (розшифрування підпису) особи, відповідальної за складання зазначених регістрів.
Регістри податкового обліку можуть вестися у вигляді спеціальних форм: на паперових носіях, в електронному вигляді і (або) будь-яких електронних носіях.
Всі підприємства та організації зобов'язані представляти бухгалтерську звітність у складі і в порядку, передбачених статтею 13 Закону про бухгалтерський облік, ПБО 4/99 і наказом Мінфіну РФ від 02.07.2010 № 66н Про форми бухгалтерської звітності організацій .
Крім бухгалтерської організації зобов'язані здавати в податкові органи та податкову звітність (податкові декларації), строки подання якої визначені законодавством про податки і збори РФ.
Як видно з розглянутого вище, деякі позиції, що стосуються документаційного забезпечення бухгалтерського обліку, відображаються в окремих розділах облікової політики з бухгалтерського обліку або для цілей оподаткування (склад неуніфікованих форм документів, облікових регістрів по бухгалтерському і податковому обліку, а також порядок і терміни подання внутрішньої звітності в організаціях).
У теж час в цілях чіткого розмежування обов'язків зі створення, перевірки та оброблення первинних документів, а також термінів їх подання, на підприємстві повинні оформлятися правила документообігу, затверджувані у складі його облікової політики з бухгалтерського обліку.
Графіком встановлюється раціональний документообіг, тобто передбачається оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожного первинного документа, визначається мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу може містити перелік робіт зі створення, перевірки та обробки документів у кожному підрозділі підприємства, а також конкретних виконавців із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне та доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили їх і підписавши. Контроль за дотриманням графіка документообігу здійснює, як правило, головний бухгалтер організації.
Порядок зберігання первинних документів і облікових регістрів регламентовано статтею 17 Закону про бухгалтерського обліку.
Так, організації зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.
Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації.
Невикористані в роботі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські (і податкові) звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.
Документи повинні зберігатися в зачиненій приміщенні в спеціально призначених для цього шафах або сейфах, що виключають можливість їх пропажі або псування.
Перед передачею в архів первинні документи, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і супроводжуються довідкою для архіву, яка містить:
- найменування облікового регістру, до якого відносяться дані первинні документи;
- період, за який скомплектовано документи;
- перелік скомплектованих первинних документів;
- дату комплектації і передачі документів до архіву;
- підпис відповідальної особи.
Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських (податкових) звітів і балансів в архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Головним архівним управлінням при Радміні СРСР 15 серпня 1988 При цьому, як уже зазначалося раніше, термін зберігання бухгалтерських документів не може бут...
