и нижче п'яти років.
Термін зберігання первинних документів може бути вказаний в графіку документообігу. Однак, оскільки він визначений законодавчо, досить передбачити в обліковій політиці з бухгалтерського обліку порядок здачі документів в архів організації.
Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських (податкових) звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Таким чином, в параграфі викладені основні вимоги, що пред'являються в нормативних документах до порядку організації документаційного забезпечення бухгалтерії або бухгалтерського діловодства. Спираючись на ці положення в наступному параграфі випускної кваліфікаційної роботи будуть викладені пропозиції щодо вдосконалення організації діловодства в бухгалтерській службі ТОВ «Самурай-Авто».
3.2 Розробка рекомендацій щодо вдосконалення організації діловодства в бухгалтерській службі ТОВ «Самурай-Авто»
Діловодство включає комплекс заходів, що охоплюють:
організацію переміщення (руху) бухгалтерських документів відповідно до графіка;
контроль виконання бухгалтерскіх документів;
оперативне зберігання бухгалтерських документів, включаючи їх належну підготовку до передачі на архівне зберігання в державний чи відомчий (за належністю підприємства) архів;
подальше зберігання бухгалтерських документів в архіві.
У першу чергу бухгалтерії ТОВ «Самурай-Авто» необхідно розробити та затвердити номенклатуру справ, яка представляє собою перелік найменувань справ, що заводяться бухгалтерією у відповідності зі специфікою свого документаційного забезпечення.
Загальний порядок розробки номенклатури справ бухгалтерської служби представлений на рис. 8.
Для попереднього визначення переліку документів, що утворюються в діяльності бухгалтерської служби підприємства, а також термінів їх зберігання слід керуватися:
- положенням про бухгалтерську службу та її структурних підрозділах;
- відповідними розділами типових і зразкових переліків документів, що утворюються в діяльності підприємств, із зазначенням термінів зберігання;
На основі отриманих відомостей проводиться:
- уточнення переліку документів;
- їх попередній розподіл між справами;
- попереднє визначення заголовків справ;
- розподіл справ між розділами номенклатури.
Рис. 8. Загальний порядок розробки номенклатури справ бухгалтерської служби
При визначенні заголовків справ необхідно пам'ятати про наступне:
. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст справи, а також склад поміщаються в нього документів, їх функціональну, видову хронологічну чи іншу приналежність.
. Заголовок справи повинен складатися з елементів, розташовуваних в наступній послідовності:
- назва виду справи (документи, книга і т.д.) або різновиду документів (акти, розпорядження, довідки, заяви і т.д.);
- назву підприємства або структурного підрозділу (ділянки документування у складі підрозділу) (відомості про автора (розробника) документа);
- назву підприємства (організації, установи), якому будуть адресовані або від якого будуть отримані документи, що поміщаються у справу (адресат (одержувач) або кореспондент (відправник) документа);
- короткий зміст документів, які розміщені у справу;
- назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів, які розміщені у справу;
- дата (період), до якої (якому) належать документи, що поміщаються у справу, відомості, що вказують на копийность документів.
Для ведення діловодства в бухгалтерії Товариства пропоную ввести наступну Номенклатуру справ:
Нормативні та установчі документи;
Копії наказів керівника підприємства з основної діяльності;
Копії наказів керівника підприємства з особового складу;
Посадові інструкції працівників бухгалтерії;
Штатний розпис;
Річний бухгалтерський звіт;
Квартальні та місячні звіти, надані...
