Д є:
ефективне управління документопотоками на підприємстві;
централізоване зберігання документів;
підвищення контролю виконання робіт за документами;
збільшення продуктивності роботи співробітників;
полегшення доступу до інформації для прийняття управлінських рішень.
Впровадження корпоративних СЕД дає організаціям два типи переваг: тактичні і стратегічні.
Тактичні переваги впровадження СЕД пов'язані в основному зі скороченням витрат.
Автоматизація електронного документообігу дає організаціям наступні тактичні переваги: ??
фізичне звільнення місця;
зменшення витрат на копіювання;
зменшення витрат на доставку інформації в паперовому вигляді;
зменшення витрат на ресурси: люди та обладнання;
зменшення витрат на папір;
підвищення продуктивності роботи: більш швидке виконання робіт, збільшення загальної кількості виконуваних робіт, поліпшення роботи з даними/записами (документами, що мають юридичні зобов'язання), можливість виконання нових типів робіт.
У якості відправних цифр, які можуть бути використані при розрахунку відповідних повернень, можна скористатися даними Siemens Business Services:
30% часу робочих груп витрачається на пошуки та узгодження документів;
6% документів безповоротно губляться;
кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів (на одній конференції було сказано про триразове кратному скороченні витрат на витратні матеріали для принтерів і копіювальних апаратів після впровадження СЕД);
автоматизація електронного документообігу на 20-25% збільшує продуктивність праці персоналу;
вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче в порівнянні з паперовими документами [26].
До стратегічних переваг впровадження СЕД відносяться переваги, які пов'язані з поліпшеннями в ключових бізнес-процесах. А це пов'язано зі зростанням обороту або прибутку, якщо мова йде про комерційні структури, або з поліпшеннями в роботі, прийнятті рішень, обслуговуванні виробничого процесу. За самою своєю природою ці переваги важче виміряти. Отже, впровадження електронного документообігу дає наступні стратегічні переваги: ??
поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві);
значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами);
підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації;
підвищення схоронності документів і зручності їх зберігання, так як вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;
поліпшення контролю за виконанням документів.
На сьогоднішній день автоматизація документообігу також необхідна, як автоматизація бухгалтерського обліку в середині дев'яностих років. Причин цьому багато. По-перше, інформацію необхідно обробляти як можна швидше і якісніше, часом інформаційні потоки не менш важливі, ніж матеріальні. По-друге, втрата інформації може обійтися вельми дорого. Можна виділити ряд проблем, спільних для тих, організацій, де робота з документами ведеться традиційним способом:
документи губляться;
накопичується безліч документів, призначення і джерело яких неясні;
витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів;
замість того, щоб використовувати вже наявні документи, витрачається час на їх повторне створення;
багато часу витрачається на узгодження, затвердження документів;
відсутній контроль виконавської дисципліни та моніторинг місцезнаходження документів.
Впровадження системи електронного документообігу дозволяє вирішити всі ці проблеми, а також:
забезпечить злагоджену роботу всіх підрозділів;
спростить роботу з документами, підвищить її ефективність;
підвищить продуктивність праці співробітників за рахунок скорочення часу створення, обробки та пошуку документів;
підвищить оперативність доступу до інформації;
дозволить розмежувати права доступу співробітників до інформації.
Процес впровадження складається з декіл...
