даної інструкції повинно охоплювати весь діловодний процес у ВАТ ЦТД «Діаскан». Будь-який співробітник при роботі з документами зможе керуватися конкретними і чіткими вимогами та рекомендаціями щодо здійснення кожної діловодної операції.
Інструкція з ведення діловодства повинна бути оформлена на загальному бланку ВАТ ЦТД «Діаскан» підписана секретарем-референтом і затверджена наказом директора.
Комплекс організаційно-нормативних документів, підготовлений за представленою методикою, сприятиме більш раціональному розподілу функцій і посадових обов'язків між співробітниками, підвищенню продуктивності праці, зниженню трудовитрат і більш чіткому та ефективному функціонуванню даного структурного підрозділу.
. Найбільш різноманітні і багатофункціональні інформаційні технології, призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу і виконання довідково-інформаційної роботи. Найбільш проста технологія, яка потребує спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему папок для зберігання документів відповідно до номенклатури справ організації, організувати доступ до документів.
Зберігання документів в пам'яті комп'ютера припускає електронну форму представлення документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування - це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовують технологію розпізнавання образів. Найбільш широко відома і поширена програма Fine Reader, здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.
Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї та виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів та контроль їх виконання, здійснення довідкової роботи за документами організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акта про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Поряд з цим, бази даних дозволяють отримати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок вирішення розглянутого питання. Найбільше поширення для організації баз даних отримала система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків.
Роблячи висновок з вищесказаного, можна виділити два підходи до вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності ВАТ ЦТД «Діаскан»:
) через регламентацію документаційного забезпечення;
) на основі використання сучасних інформаційних технологій.
Крім того пропонується наділити секретаря додатковим правом самостійно розподіляти вхідну кореспонденцію.
3.2 Обгрунтування вдосконалення системи документаційного забезпечення управління персоналом
Останнім часом вибір корпоративних інформаційних систем досить широкий, на цьому ринку представлені як імпортні, так і вітчизняні розробки.
До вибору системи електронної документації (СЕД) слід підходити виходячи з потреб організації. Для початку потрібно визначитися з наступним набором критеріїв для класифікації:
на яких технічних платформах працює система і як це узгоджується з політикою підприємства в цій області;
які обсяги збереженої інформації орієнтована система, чи узгоджуються ці обсяги з очікуваннями потоком документів в організації;
яка організація розподілу, зберігання та обміну документами між офісом і виробництвом ефективність мережевої взаємодії;
визначитися з фінансовими витратами.
При цьому необхідно враховувати наявність системи захисту від доступу до інформації ззовні, це повинно неодмінно входити в набір корпоративної інформаційної системи. Тому при виборі системи слід звернути увагу на цей фактор і керуватися законом про захист інформації.
Що ж стосується ефективності, то в якості найкращої її заходи виступає підвищення продуктивності праці в результаті впровадження системи. Важливо відзначити, що ефективність досягається не тільки за рахунок високої швидкодії системи, але і знову ж її широких функціональних можливостей.
Повнофункціональна система дозволяє автоматизувати роботу з документами будь-яких типів і практично...
