на всіх стадіях життєвого циклу, починаючи від завдання на розробку і кінчаючи здачею в архів. Крім того, дане якість дає можливість налаштовувати систему на різні специфічні ділянки, будь то класичне діловодство (з паралельним ходінням електронних і паперових документів) або розробка проектно-конструкторської документації (з підтримкою сканування, векторизації, розпізнавання та індексування), що актуально для ВАТ ЦТД «Діаскан». Очевидно, що повнофункціональна система повинна не тільки вміти організовувати складні маршрути руху документів (послідовно-паралельні, з умовним розгалуженням, циклами і навіть самостійним прийняттям управлінських рішень, коли це можливо), але і контролювати їх виконання, вести аудит, оптимізувати завантаження співробітників і робити багато іншого.
Виходячи з цього, система повинна як мінімум забезпечувати:
. Єдину реєстрацію всієї надходить кореспонденції з подальшим направленням документів на розгляд керівництву організації або її структурні підрозділи;
. Єдину реєстрацію всієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації;
. Реєстрацію руху документів (документообігу) усередині організації, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;
. Списання документів у справу згідно з прийнятою в організації номенклатурою справ;
. Контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;
. Пошук документів та отримання статистичних звітів з документообігу організації;
. Формування реєстрів відправки для експедиції установи або відправку документів за допомогою систем електронної пошти.
Також система автоматизації діловодства та документообігу повинна функціонувати в локальній обчислювальній мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені на робочих місцях працівників структурних підрозділів та виробництва, беруть участь у процесах діловодної діяльності.
Система автоматизації діловодства та документообігу (наприклад, система Справа або Бос-референт ) також дозволить:
. Централізовано відстежувати хід діловодного процесу - до роботи виконавців над документами на своїх робочих місцях, систематизувати результати контролю і тим самим виявляти вузькі місця в документообігу і роботі персоналу;
. При переході на роботу з електронними копіями документів повністю виключити можливість їх втрати і звести пошук документа до запиту, виконуваного системою протягом лічених секунд. При цьому навіть необов'язково пам'ятати назву або реєстраційний номер документа - достатньо вказати тематику або ключові слова для пошуку.
Згідно з результатами досліджень, отриманих російськими та західними консалтинговими компаніями при оцінці ефективності переходу від роботи з паперовими до роботи з електронними документами, ефективність роботи тільки зростає. Наприклад, на думку компанії DELPHI - розробника комп'ютерних програм, близько 15% всіх паперових документів безповоротно втрачається, і співробітники витрачають до 30% свого робочого часу в спробах знайти їх;
. Підвищити зростання продуктивності праці співробітників за рахунок впорядкування технології роботи з документами, різкого скорочення часу передачі документів по локальній мережі або засобами електронної пошти. У порядку підтвердження можна навести результати дослідження західних консалтингових компаній:
за оцінкою Nortan Nolan Institute при переході до роботи з електронними документами зростання продуктивності праці співробітників складає 25-50%, зменшується час обробки одного документа більш ніж на 75%, а зменшення витрат на оплату площ для зберігання документів становить до 80%.
Отже, впровадження повноцінної системи автоматизації діловодства передбачає комплекс організаційно-технічних заходів, які вирішують більшість перерахованих вище проблем на основі впровадження єдиної для всіх співробітників підприємства дисципліни роботи з офісною та виробничої інформацією.
У кінцевому рахунку, при впровадженні системи електронного діловодства досягається підвищення оперативності управління ресурсами організації, виявляються її резерви та перспективи зростання для зміцнення позицій на ринку.
3.3 Прогноз організаційно-управлінської результативності вдосконалення системи документаційного забезпечення управління персоналом
Відомо, що оцінка ефективності проекту впровадження системи електронного діловодства може бути виражена через відношення результату проекту до його витратам. Пропонована модель про...
