о затверджених річних розділами опису організація зобов'язана у встановлені терміни здати, а державний архів прийняти на зберігання внесені в опис справи.
. Порядок передачі справ до архіву
В архів організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис. p align="justify"> Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийомі справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються в архіві. p align="justify"> При здачі справ на державне зберігання організація представляє в державний архів:
відношення на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
довідку про неповної схоронності документів (якщо будь-які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номера опису, номера справи. p align="justify"> звірена з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здавання справ оформляється актом. Організація-здавальник і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів. p align="justify"> Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації та зберігаються постійно в діловодній службі.
. Архівне зберігання документів в електронній формі
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (за потреби) з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet). p align="justify"> База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Тер...
