міни зберігання документів не залежать від форми їх існування - паперовій або електронній - і визначаються, як уже сказано вище, спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації. p align="justify"> Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яке поміщається документ, автоматично визначати його термін зберігання та ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження (в основному в хронологічному порядку). Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи. p align="justify"> Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє складати подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік і збереження. p align="justify"> У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені опису на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
програми
Форма підсумкового запису до номенклатури справ організації
В
Форма номенклатури справ
В
Форма опису справ постійного зберігання
В
Форма опису справ довготривалого зберігання (понад 10 років)
В
Зразок листа заступника
В
Зразок картки - заступника
В
Зразок листа завірителя справи
В
Зразок річний опису справ
В
форма внутрішнього опису документів справ
В
