безпеки [16].
Вся яка виходить із архівного відділу документація підписується ректором вузу або начальником архівного відділу. До звітних документів архівного відділу відносяться річний звіт і паспорт архівного відділу
Прийом кожної справи здійснюється працівником архівного відділу в присутності працівника структурного підрозділу. У архівний відділ передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, включаючи документи з особового складу, не пізніше ніж через 3 роки після їх завершення у діловодстві, справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються в архівний відділ на розсуд керівництва вузу. Архівний відділ приймає справи з описів та номенклатурі справ університету. Так само, якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архівний відділ оформляє видачу цих справ у тимчасове користування. Відбір справ у структурних підрозділах та їх обробка проводиться працівниками цих підрозділів [1]. p align="justify"> Видаються справи з архівного відділу у тимчасове користування співробітникам університету (під розпис з обов'язковим записом у відповідній книзі) та органам суду і прокуратури і т. п. (з оформленням відповідного акту) [5].
2.2 Методичні рекомендації щодо вдосконалення діяльності архівного відділу ФГБОУ ВПО "магу"
У другому параграфі розглянемо методичні рекомендації щодо вдосконалення діяльності архівного відділу ФГБОУ ВПО "магу"
Організація зберігання документів це ціла система заходів, що включає раціональне розміщення документів, контроль за їх рухом і фізичним станом, копіювання документів з метою створення фонду користування, відновлення початкових або близьких початковим властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування.
Для забезпечення збереження документів в архіві повинні здійснюватись:
В· комплекс заходів з організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівля і приміщення, засоби охорони та безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених документів і т.д.)
В· комплекс заходів щодо створення і дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний режим, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний режим зберігання).
Система заходів з організації зберігання повинна забезпечувати збереження документів та контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву, при їх зберіганні і передачі документів на постійне зберігання. При організації зберігання та створенні умов зберігання слід враховувати специфіку видового складу документів, характерного для конкретного архіву [3]. p align="justify"> Сховища пов...
