и невиконання обов'язкових дій, вести моніторинг використання системи управління документами в цілях збереження і захисту міститься в ній інформації, а також з метою збереження записів про проведені з документами операціях.
Основним нормативним документом, що регламентує організацію контролю виконання документів у ВАТ «АСПК», є Інструкція з документаційного забезпечення управління (ДОП). В Інструкції, як правило, знаходять відображення такі питання:
- ким здійснюється контроль виконання документів у ВАТ «АСПК»;
- які документи ставляться на контроль;
- етапи контролю виконання документів;
- терміни виконання документів;
- формування і використання масиву даних, необхідних для контролю;
- відображення даних про контроль в реєстраційно-контрольних формах;
- ведення контролю виконання документів (постановка на контроль, перевірка ходу виконання документів, продовження терміну виконання, зняття документа з контролю);
- основні етапи роботи з виконавцями (перевірка ходу виконання, нагадування про наближення терміну виконання та ін);
- узагальнення та аналіз даних про результати контролю виконання документів;
- інформування керівництва організації про результати контролю і про виконавській дисципліні.
Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця, попередньої перевірки і регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника ВАТ «АСПК».
Метою контролю є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації необхідної для оцінки діяльності організації та її структурних підрозділів, а також конкретних співробітників. Для досягнення зазначеної мети система контролю виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
- постановку документів на контроль;
- перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
- попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;
- регулярне інформування керівників органу управління про хід виконання документів;
- зняття виконаних документів з контролю.
При постановці документа на контроль у верхньому полі документа праворуч робиться відмітка про контроль (як правило, штампом). Багато організації включають в цю позначку зазначення терміну виконання.
У ВАТ «АСПК» для ведення контролю виконання співробітники служби документаційного забезпечення управління використовують комп'ютерні бази даних в програмі Microsoft Excel, в які заносяться всі документи вимагають виконання.
Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому форми і методи його реалізації різноманітні. Як правило, найбільш ефективним є найпростіший контроль. Найпростіші форми і методи вимагають менших зусиль і більш економічні. До найпростіших організаційним формам контролю виконання можна віднести:
...
