, які винесені на обкладинку справи. Заголовки справ в річному розділі опису справ з особового складу систематизували по номінальній ознаці з урахуванням наступної послідовності: накази (розпорядження) з особового складу; списки, книги; картки з обліку особового складу Т - 2 (можуть бути внесені до окремого опису); особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі; списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці; табелі, наряди працівників шкідливих професій; протоколи атестаційних, кваліфікаційних комісій та документи до них; документи з нагородження урядовими та відомчими нагородами і з присвоєння почесних звань (нагородні справи, списки, книги обліку видачі нагород); особисті справи (можуть бути внесені до окремого опису); незатребувані трудові книжки (за відсутності окремого опису).
Особові справи вносяться в зведений річний розділ опису по року звільнення особи, на яку заведена особиста справа, і систематизували за абеткою.
Особисті картки Т - 2 формуються за абеткою прізвищ в самостійні справи і вносяться до опису також по року звільнення. У кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери).
До опису справ з особового складу складається довідковий апарат: титульний лист, список перейменувань організації, зміст, список скорочених слів, передмова.
Склад довідкового апарату до опису диктується його доцільністю. Листи опису справ та довідкового апарату до нього нумеруються у валовому порядку. На окремому аркуші складається лист-засвідчувач опису справ. У ньому зазначається загальна кількість аркушів і особливості (помилки) нумерації. Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується експертною комісією. Зведені описи справ організацій джерел комплектування муніципальних та державних архівів узгоджуються і затверджуються ЕПК Архівного управління, після чого затверджуються керівником організації [Андрєєва 2008, 40-44].
На початку кожної справи підкладається чистий аркуш паперу, в кінці - лист-засвідчувач за встановленою формою. У лист-засвідчувач цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів у справі, наявність пропущених і літерних номерів, в необхідних випадках проставляється кількість аркушів внутрішнього опису справи. Не допускається винесення засвідчувального напису на зворотний бік останнього документа справи або на обкладинку справи [Андрєєва 2008, 36-42].
За результатами експертизи цінності та впорядкування документів складаються описи справ постійного зберігання, описи справ з особового складу тимчасового (75 років) зберігання, опису справ тимчасового (до 10 років) зберігання та акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.
У залежності від обсягу, складу документів, термінів їх зберігання, формату справ з особового складу, а також з метою оперативного пошуку необхідних відомостей для підтвердження трудового стажу та розміру заробітної плати можуть складатися окремо опису справ з особового складу:
накази;
особисті справи звільнених;
особисті картки звільнених;
особові рахунки по заробітній платі;
розрахунково-платіжні відомості по нарахуванню заробітної плати;
незатребувані особисті документи (трудові книжки, посвідчення);
акти нещасних випадків, пов'язаних з виробництвом [Шатенштейн 2002, 17-21].
Управлінські документи організацій, які є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, використовувані для виконання запитів соціально-правового характеру, включаються або до окремого опису, або (при незначних обсягах переданих документів) в опис справ з особового складом тимчасового (75 років) терміну зберігання.
Описи справ та акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, подаються на розгляд експертно-перевірочної комісії відповідного архівного органу для затвердження і погодження.
Справи, що підлягають знищенню, після затвердження і погодження описів справ з архівним органом передаються на переробку (утилізацію) з відповідним оформленням приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата, вага паперової макулатури.
Документи передаються в державні (муніципальні) архіви в упорядкованому стані за описами, затвердженими чи погодженими експертно-перевірочною комісією відповідної архівної органу.
Прийом-передача документів на зберігання проводиться співробітниками державного (муніципального) архіву та представником ліквідованої організації [Рибаков ...
