ону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів.
При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються. В кінці кожного справи підшивається лист-засвідчувач справи.
Всі аркуші справи нумеруються арабськими цифрами простим олівцем, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо римськими цифрами. Листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані і специфічні документи, що представляють самостійні листи, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті [Кошелєва 2005, 55-61].
При наявності окремих помилок у нумерації аркушів в раніше оформлених справах допускається вживання літерних номерів аркушів. У разі виявлення великого числа помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві проводиться їх перенумерація.
Після завершення нумерації аркушів оформляється лист-засвідчувач справи, в якій цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки). Лист-засвідчувач підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання.
При оформленні у справи особистих справ, карток форми «Т - 2» складаються внутрішні описи справ. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою; в справах по особовому складу, основою систематизації яких є алфавітний порядок, складання внутрішнього опису документів рекомендується, але в разі порушення алфавітного порядку систематизації документів складання внутрішнього опису обов'язково.
На обкладинці справи з особового складу вказують такі реквізити: найменування організації, її безпосередня підпорядкованість, скорочене найменування організації (в дужках), найменування структурного підрозділу (у називному відмінку), індекс справи, заголовок справи, крайні дати , номер тому (частини), кількість аркушів у справі, термін зберігання справи, архівний шифр справи. При зміні найменування організації, на обкладинці дописується нове найменування, а старе полягає в дужки.
Датою справ, що містять розпорядчу документацію (наприклад, накази, розпорядження з особового складу), а також для справ, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
Якщо справа складається з кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням «т. 1 »,« т. 2 »і т.д. Реквізит «термін зберігання справи» вказується зі статтями номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначеними в переліку типових документів або в переліку документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання.
Архівний шифр справи включає в себе номери фонду, опису, справи на обкладинках. На обкладинках справ постійного зберігання проставляється чорнилом тільки після описів експертно-перевірочної комісії (ЕПК). Архівні шифри на обкладинках справ з особового складу, проставляються чорнилом після включення справ у річні розділи зведених описів, схвалених ЕПК організації, узгоджених ЕПК Архівного управління і затверджених керівником (для організацій, що є джерелами комплектування державних і муніципальних архів) [Основні правила роботи відомчих архівів, затверджені наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 №263]. До узгодження описів справ ЕПК Архівного управління архівний шифр проставляється олівцем.
3.3 Складання описів справ
На сформовані та оформлені відповідно з архівними правилами справи складаються описи справ. В організаціях - джерелах комплектування обласних і муніципальних архівів опису справ складаються окремо на справи постійного терміну зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу.
Опис справ являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються в опис за початковою датою. Кожна справа вноситься до опису під самостійним номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером.
Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями...
