ути присутніми:
чіткий опис ситуації, що склалася на момент завершення проекту;
досягнуті значення критичних бізнес показників (метрик);
поточна конфігурація програмного забезпечення;
оцінка рівня підготовленості користувачів;
оцінка ступеня задоволеності користувача результатами проекту;
можливі зміни у вимогах до програмного забезпечення.
Знаючи поточний стан, менеджер проекту здатний оцінити, чого ще не вистачає і що ще залишається зробити для переходу від поточного стану до того ідеального стану, який бачиться в майбутньому.
Після впровадження СЕД в діяльності системи ДОУ необхідно:
оцінити потреби в коректуванні самої програми навчання;
сформувати список для закупівель устаткування і комплектуючих (сервери, сканери, робочі станції і т.п.) і ліцензійного програмного забезпечення;
уточнити регламент роботи служби технічної підтримки,
скоординувати подальшу діяльність різних учасників проекту.
У процесі впровадження і подальшого використання співробітниками системи електронного документообігу в корпоративній культурі організації відбувається цілий ряд змін. Як правило, ці зміни впливають на результат діяльності організації не безпосередньо, а непрямим, опосередкованим чином. Найчастіше їх складно уявити в строго формалізованому вигляді і досить важко виміряти, але вони не стають від цього менш значущими. До ефектів, пов'язаних зі зміною корпоративної культури, належать, зокрема:
) Руйнування бар'єрів між підрозділами.
Впровадження системи електронного документообігу призводить до створення більш ефективних ділових комунікацій між структурними підрозділами організації, а також всередині самих підрозділів. Співробітники отримують кращі можливості для обміну досвідом, відбувається поступове накопичення кращої практики, що, в свою чергу, допомагає уникнути дублювання робіт і ресурсів; підвищення привабливості для інвестицій.
Той факт, що організація впровадила або впроваджує у себе систему електронного документообігу, говорить про те, що керівництво даної організації приділяє особливу увагу створенню ефективної, прозорої управлінської структури. Це робить організацію більш привабливою з точки зору потенційного інвестора.
) Підвищення якості управлінських рішень.
Хороша система електронного документообігу дозволяє керівнику отримувати інформацію в потрібний час, в потрібному місці, в потрібному вигляді. Доступна відображена в документах передісторія питання, можна побачити, які події відбувалися раніше і якими документами ці події супроводжувалися. Представлена ??в наочному вигляді інформація про стан виконавської дисципліни дозволяє оцінити завантаження співробітників. Все це призводить до важко формалізованих, але реально існуючому інтегральному ефекту - підвищення якості управлінських рішень;
) Зміна ставлення до праці.
Робота в єдиній системі електронного документообігу прищеплює навички ефективної командної роботи, стимулює націленість на результат. Скорочення частки рутинних операцій сприяє розкриттю творчого потенціалу кожної людини. Образно цей процес можна представити у вигляді гасла від працівників до співробітників. Для ряду користувачів важливим мотивуючим фактором може бути можливість освоїти нові інформаційні технології і підвищити тим самим свою цінність як фахівця.
За допомогою електронного діловодства процеси роботи з документами значно спрощуються і стають керованими, передбачуваними і контрольованими. Бізнес-рішення забезпечує підвищення ефективності роботи організації при повній відповідності вітчизняним традиціям і стандартам діловодства. Всі можливості бізнес-рішення можуть використовуватися в різних комбінаціях «паперових» і «електронних» етапів роботи з документами. При цьому традиційне «паперове» діловодство гармонійно вписується в електронний документообіг організації з розвиненими горизонтальними зв'язками.
У підсумку досягається значний ефект як для організації ТОВ «Валга» в цілому, так і для окремих категорій співробітників.
) Вище керівництво:
підвищення контролю виконання резолюцій і доручень;
спрощення підготовки звітності за виконавській дисципліні;
прискорення передачі документів на розгляд/виконання;
прискорення отримання інформації про виконання документів;
організація безпечної роботи з конфіденційними документами;
скор...
