очення витрат на витратні матеріали.
) Служба діловодства (канцелярії):
упорядкування роботи з документами в організації;
упорядкування реєстрації документів в організації;
спрощення контролю виконання резолюцій і доручень;
спрощення відстеження листування (дотримання термінів відповідей, запитуваної інформації);
підвищення зберігання і виключення втрати документів;
прискорення пошуку зареєстрованих документів;
прискорення пошуку зареєстрованих документів та інформації про місцезнаходження;
мінімізація кількості паперових копій документів;
спрощення формування стандартних форм і журналів (наклейки на конверти, РКК, журнали, номенклатура та ін.);
прискорення і спрощення підготовки звітності з документообігу і виконанню документів для керівництва.
) Секретарі-референти (помічники) керівників:
спрощення контролю виконання доручень і резолюцій керівника;
спрощення та прискорення підготовки звітності для керівника про виконання доручень і резолюцій;
упорядкування реєстрації документів (факсів, електронних офіційних листів) і спростити контроль місцезнаходження оригіналу;
прискорення пошуку документів за запитом керівника [32].
) Керівники підрозділів:
скорочення тривалості підготовки та узгодження вихідних і внутрішніх документів;
підвищення оперативності отримання доручень від керівництва;
спрощення контролю виконання виданих резолюцій і доручень;
прискорення процесу узгодження, розгляду та реєстрації документів [33].
Відповідальні за діловодство в підрозділах:
мінімізація кількості втрат документів;
упорядкування реєстрації документів в підрозділах.
3.5 Очікувані вигоди від реалізації проекту
Впровадження системи DIRECTUM дозволяє отримати максимальний ефект від переходу на електронний документообіг при мінімальних вкладеннях в ІТ-інфраструктуру.
) Забезпечення прозорості бізнес-процесів. Система DIRECTUM дозволяє оперативно відстежувати етапи виконання бізнес-процесів, що робить всю діяльність компанії абсолютно прозорою і контрольованою. Крім того, бізнес-орієнтований механізм workflow включає в себе всі необхідні засоби для налаштування процесів будь-якої складності. Впровадження електронного документообігу дозволяє настроїти бізнес-процеси силами бізнес-аналітика без залучення додаткових фахівців (програмістів). Система стає потужним інструментом бізнес-аналітика і дозволяє підвищити ефективність роботи організації.
) Підвищення виконавської дисципліни. За статистикою 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. Впровадження документообігу надає повний контроль всіх етапів робіт для керівництва, таким чином система DIRECTUM безпосередньо впливає на виконавську дисципліну співробітників. Використовуючи можливості системи, керівник може бути впевнений у тому, що поставлені перед співробітниками завдання не будуть забуті або не виконані. У міру необхідності (в кінці робочого дня, робочого тижня, місяця) будуються звіти із зазначенням прострочених завдань. На основі звітів керівник ініціює заходи з аналізу причин, виправлення негативних наслідків, вироблення заходів для недопущення повторення ситуації. Зібравши детальну інформацію (на основі фактів) по співробітнику або підрозділу, керівник може застосовувати відповідні коригувальні заходи або впливу [34].
) Скорочення витрат часу керівників і співробітників. Впровадження системи електронного документообігу скорочує тимчасові витрати практично на всі рутинні операції з документами (створення, пошук, узгодження і т.д.). Завдяки цьому у співробітників вивільняється час для виконання ключових робіт, що дають велику віддачу для підприємства. Крім того, відбувається прискорення документообігу і, як наслідок, всіх процесів в організації.
) Виняток витоку інформації. Витік конфіденційної інформації може спричинити за собою мільйонні збитки організації. На відміну від традиційного паперового документообігу, система DIRECTUM забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначеними правами користувачів. Тексти документів можуть бути додатково зашифровані за допомогою паролів, або цифрових сертифікатів. Всі дії, вироблені користувачем над документом (читання, зміна, підписання), протоколюються.
) Наявність необхідно...
