p>
Оскільки секретаріат ТОВ В«АвтоелементВ» оснащений комп'ютерними засобами, то в управлінні застосовуються різні програмні засоби, серед яких в першу чергу необхідно виділити Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Також секретаріатом використовуються такі спеціальні програми, як В«1 С бухгалтеріяВ», В«Програмний модуль збору інформації. Комплексна оцінка В»для автоматизації процедури підготовки документів до виконання.
Положення, правила та інструкції застосовуються як самостійні правові акти, які підписуються керівником відділу компанії, і затверджуються директором ТОВ В«АвтоелементВ» у формі грифа затвердження або шляхом видання наказу. Текст проекту положення, правил, інструкцій друкується на загальному бланку. Крім перерахованих вище документів, секретаріат зберігає видає також наступне: інструктивні та інформаційні листи, довіреності, описи справ постійного зберігання, журнали реєстрації. Всі ці документи перераховані в номенклатурі справ ТОВ В«АвтоелементВ». br/>
3. Організація документообігу компанії
Рух документів у ТОВ В«АвтоелементВ» з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
Технологічна ланцюжок руху та обробки документів у ТОВ В«АвтоелементВ» складається з наступних етапів:
- прийому та первинної обробки;
- попереднього розгляду та розподілу;
- реєстрації документів;
- напрямки на виконання і виконання документів;
- оформлення і посвідчення документів;
- відправки.
На кожному етапі секретаріат виконує типові операції по роботі з документами.
4. Прийом і відправка
Прийом та відправка документів у ТОВ В«АвтоелементВ» здійснюється, як правило, засобами поштового, кур'єрською, факсимільного зв'язку та електронною поштою.
Прийом та первинна обробка документів здійснюється співробітниками Управління справами. Перевіряється правильність доставки, конверти з документами розкриваються, перевіряється цілісність упаковки документів, наявність додатків. Документи, адресовані безпосередньо ТОВ В«АвтоелементВ» (як і будь-якому структурному підрозділу) або з позначкою В«особистоВ», передаються адресату без розтину конверта.
5. Реєстрація
На отриманому документі в правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп, що включає дату, номер і кількість аркушів документа. Зареєстровані документи передають в пошту секретарю ректора або проректора.
Надійшли телеграми реєструються в журналі і негайно передаються адресату. Право підпису телеграм, складених у ТОВ В«АвтоелементВ», мають директор і заст. директора.
Передача інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем. Прийняті телефонограми друкуються в 2-х примірниках, один передається адресату, а другий, як правило, підшивається в справу.
Тексти службових документів, що направляються по каналу факсимільного зв'язку, оформлюються на бланках. Обсяг переданого документа, не повинен перевищувати 5 аркушів. Відповідальність за зміст документа покладається на керівника, підписала документ. Оригінали документів після передачі повертаються виконавцям
У ТОВ В«АвтоелементВ» реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні та відправляються.
Документи Управління реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Не підлягають реєстрації такі документи: вітальні листи і запрошення квитки; рекламні сповіщення, плакати; програми нарад, конференцій; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); бухгалтерські документи, місячні, квартальні та піврічні звіти (підлягають спеціальному обліку в бухгалтерії).
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
Реєстрація документів здійснюється в межах груп, залежно від назви виду документа, автора і змісту. Окремо реєструються вхідні документи, вихідні документи і внутрішні документи: розпорядження, накази ректора з основної діяльності, з фінансової діяльності, накази з особового складу, накази і розпорядження директора ТОВ В«АвтоелементВ» і т.д.
Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів проводиться централізовано в Управлінні справами в журналах реєстрації і картках обліку. p> У ТОВ В«АвтоелементВ» замовна вхідна та вихідна кореспонденція реєструється в журналах обліку. Вхідна та вихідна кореспонденція реєструється на реєстраційних картках. Внутрішні документи реєструються в журналах обліку. p> 6. Контроль виконання
Контроль виконання в ТОВ В«АвтоелементВ» включає в себе постановк...
