у на контроль, регулювання ходу виконання, зняття з контролю, направлення виконаного документа в справу, облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів виконання документів, інформування керівників з метою своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих у документах.
При постановці документа на контроль проставляється штамп В«КОНТРОЛЬВ» у лівому верхньому куті документа, у правому, як правило, пишеться резолюція.
Управління справами веде механічну і автоматизовану контрольну картотеку. Контрольна картка складається у 2-х примірниках: один - передається виконавцю разом із документом, інший залишається в контрольній картотеці до виконання документа.
У документах, надісланих для виконання з Федерального агентства з освіти та інших організацій, контрольний термін виконання зазвичай вказується. На наказах або розпорядженнях університету термін виконання призначається ректором або проректорами.
Документи ТОВ В«АвтоелементВ» підлягають виконанню в такі строки:
- з конкретною датою виконання - у вказаний термін;
- без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку В«терміновоВ» - виконуються в 3-денний термін; що мають позначку В«оперативноВ» - у 10-денний термін, решта - у строк не більше місяця.
При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець представляє на ім'я керівника, який дав доручення, мотивоване прохання про його
продовження не пізніше 3-х днів до закінчення цього терміну. ​​
Про всі випадках зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець ТОВ В«АвтоелементВ» зобов'язаний інформувати керівництво.
Зняття документа з контролю здійснюється Управлінням справами по виконанні документа з фіксацією на контрольній картці: позначки про виконання документа, коротких відомостей про виконання. На контроль ставляться всі вступники документи ректора, вимагають виконання.
7. Класифікація і систематизація документів. Формування справ
Для класифікації та систематизації документів, формування справ у ТОВ В«АвтоелементВ» складається номенклатура справ.
Номенклатура справ призначена для організації угрупування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ ТОВ В«АвтоелементВ» складається на основі фактичного складу документів, що знаходяться і використовуються в діловодстві. Номенклатура справ була складена в двох примірниках секретарем на загальному бланку Університету, погоджена з архівом Управління справами Університету, підписана директором ТОВ В«АвтоелементВ».
Виконані документи повинні в 3-денний термін здаватися секретарю для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначається в відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ дотримуються наступні загальні правила:
- в діло поміщаються тільки виконані документи, відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
- в діло групуються документи одного календарного чи навчального року, за винятком перехідних справ;
- роздільно групуються у справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
- в діло не поміщаються документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
- по обсягом справа зазвичай не перевищує 250 аркушів.
- при наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням В«т. 1В», В«т. 2В» і т.д.
8. Експертиза цінності документів. Підготовка справ до здачі в архів
Експертиза цінності документів у ТОВ В«АвтоелементВ» на стадії діловодства проводиться: при складанні номенклатури справ; в процесі формування справ і перевірці правильності віднесення документів до справ; при підготовці справ до передачі в архів.
В організації проведення експертизи цінності документів здійснює секретар. Секретар здійснює відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір документів з тимчасовими термінами зберігання і з поміткою В«До відпадання потребиВ», підлягають подальшому зберіганню у відділах компанії (в даному випадку в ТОВ В«АвтоелементВ»); виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі переліку документів із зазначенням строків їх зберігання та номенклатури справ секретаріату, шляхом полистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання. Остаточне рішення за результат...
