ю ділову кореспонденцію.
До ділової кореспонденції можна віднести доповідь, звіт, довідку, зведення, службове або супровідний лист і т.д. Їх різновиди:
· Лист-запит
· Лист-нагадування
· Прохання
· Повідомлення
· Телеграма
· Телефонограма
Діловий лист - один із засобів обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організацій та установ.
При всьому різноманітті письмового ділового спілкування його ініціатор вирішує типові завдання. За багаторічну практику ділового листування були вироблені мовні моделі, що дозволяють ясно і лаконічно викладати мотиви, причини і цілі офіційного послання.
Види і поділ кореспонденції по її функціональному впливу представлені в Таблиці 1.
Таблиця 1. Розподіл кореспонденції після її функціонуванню
Функція ділової корреспонденцііТіп ділової корреспонденцііІнформірованіе? Службова записка ? Супровідний лист ? Лист-сообщеніеПобужденіе? Наказ? Розпорядження? УказаніеПріданіе юридичного статусу чого-небудь? Договір? ДоверенностьІніціірованіе, підтримання відносин? Довідка? Гарантійний лист ? Лист-довідка? Лист пріглашеніеВираженіе попередження, вимоги, відмови? Лист-нагадування? Лист-вимогу (рекламація)? Лист-відповідь
. 2 Види реєстрації та обліку кореспонденції
За час організації обліку вхідної та вихідної кореспонденції на підприємстві даний процес змінювався, розвивався відповідно технічному прогресу, і в підсумку прийняв той вигляд, який доступний кожному користувачеві ПК - довідково-інформаційні системи чи автоматизовані Журнали ведення документообігу. Але для того, щоб приступити до вивчення цих автоматизованих систем, необхідно ознайомитися і з іншими способами реєстрації та обліку вхідної та вихідної кореспонденції, простежити етапи еволюції даного процесу.
Методи реєстрації та обліку вхідної та вихідної кореспонденції:
. Паперовий метод.
Як правило, вся інформація про вхідної та вихідної кореспонденції фіксується вручну на папері (спеціально відведених бланках і формах). Вказується ім'я (назва організації) та адреса відправника/одержувача, дата, номенклатура і серійні номери. Перевага даного методу полягає в його дешевизні і простоті, але якщо навіть за рік відзначається більш 20 реєстрацій, то пошуки необхідної інформації про ту чи іншу реєстрації багаторазово ускладнюються. Так само слід враховувати знос паперу, терміни її зберігання та ведення документоотчета по архівах.
. Електронний ручний метод.
Аналог паперовому методу, з тією лише різницею, що замість паперу використовуються документи Word або Excel. Ведеться заповнення електронних таблиць і форм, ведеться звітність. Цей метод так само не є витратним, він легкий і простий в експлуатації, але й у нього є свої мінуси. Працівникові, ведучому звітність необхідні початкові знання ПК. У цього методу відсутня всяке резервування даних і знову ж таки, пошук необхідної інформації може викликати труднощі. Так само, якщо відбудеться збій роботи ПК або ПО інформаційні архіви можуть загубитися чи пошкодиться без можливості відновлення, резервні ж копії необхідно регулярно оновлювати і в цьому так само є свої незручності.
. Електронний автоматичний метод.
Це системи електронного документообігу (СЕД), орієнтовані на внесення, збереження і пошук документів (кореспонденції), і відображення всього технічного процесу життєвого циклу документа. Дані інформаційно-технічні системи так само називають Журналами автоматичної реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції. Дані системи радикально спрощує життєдіяльність всього підприємства, так як реєстрація та облік всієї кореспонденції відбувається на повній автоматиці, без втручання людських ресурсів.
Глава 2. Автоматизовані інформаційно-довідкові системи електронного документообігу
. 1 Система електронного документообігу (СЕД)
електронний документообіг кореспонденція
На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, зберігання, виведення інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж, облік вхідної та вихідної кореспонденції. Під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документ...
