ів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх ісполненіем.следующім чином визначає поняття СЕД (маючи на увазі EDMS »Electronic Document Management Systems): СЕД забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних .
Головне призначення СЕД «це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по вмісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації »від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване зберігання документів в будь-яких форматах, в тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.
Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
. 2 Основні властивості системи електронного документообігу (СЕД)
Відкритість
Всі СЕД побудовані за модульним принципом, а їх API-інтерфейси є відкритими. Це дозволяє додавати до СЕД нові функції або удосконалювати вже наявні. В даний час розробка додатків, інтегрованих з СЕД, стала окремим видом бізнесу в галузі промислового виробництва ПО, і безліч третіх фірм готові запропонувати свої послуги в даному сегменті ринку. Можливість відносно простого додавання до СЕД безлічі модулів від третіх фірм значно розширює їх функціональні можливості. Наприклад, для СЕД розроблені модулі вводу документів зі сканера, зв'язку з електронною поштою, з програмами пересилання факсів та ін.
Високий ступінь інтеграції з прикладним ПО
Ключовий можливістю СЕД є високий ступінь їх інтеграції з різними програмними додатками за рахунок використання технологій OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI та ін. А безпосередньо при роботі з документами взагалі немає необхідності користуватися утилітами СЕД. Користувачі мають справу тільки з звичайними прикладними програмами: у момент інсталяції клієнтської частини СЕД прикладні програми доповнюються новими функціями та елементами меню. Наприклад, користувач текстового процесора MS Word, відкриваючи файл, відразу бачить бібліотеки і теки з документами СЕД (звідки він і вибирає необхідний йому документ). При збереженні документ автоматично розміщується в базі даних СЕД. Те ж відноситься і до інших офісним та спеціалізованим програмам.
Слід також зазначити, що в більшості поширених СЕД реалізована інтеграція з найбільш відомими ERP-системами (зокрема, з SAP R/3, Oracle Applications та ін.). Саме можливість інтеграції з різними додатками є одним з характерних властивостей СЕД. Завдяки йому СЕД можуть виступати в якості сполучної ланки між різними корпоративними додатками, створюючи, тим самим, основу для організації діловодства на підприємстві. Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства або організації (існують і інші думки).
Особливості зберігання документів
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом шафа/полку/папка ). Кожен документ міститься в папку, яка, у свою чергу, знаходи...
