нтів
Для забезпечення реального функціонування системи і стикування з існуючою технологією роботи необхідно підтримувати наступні способи передачі документів:
на паперовому носії;
електронною поштою;
на зовнішньому носії (дискеті, диску).
При цьому подальші операції, що проводяться з документами, не залежать від способу обміну інформацією. Необхідним функціональним елементом обробки інформації при прийомі документів будь-якого типу є контроль на узгоджене заповнення полів заявки. Помилково заповнені документи прийматися не повинні.
Реєстрація документів
Невід'ємною частиною діловодної частини є реєстрація документів. Це багатоетапний процес, який складається не тільки у привласненні реєстраційного номера документа, але і у визначенні потоку, до якого він належить, встановлення статусу вводиться документа і т.д.
Вступники заявки автоматично реєструються у вхідному потоці згідно з алгоритмом, призначеному для цього потоку, незалежно від способу введення: автоматично або вручну. Новостворені та підготовлені до відправки документи реєструються в вихідному потоці.
Потоки документів
Мінімально для підтримки технології збору заявок достатньо двох потоків документів - один для вхідних документів, другий - для вихідних. Кожен потік має свій спосіб нумерації документів, і, тим самим, на кожному рівні роботи системи ведуться два журнали реєстрації документів. Вибір способу нумерації всередині потоків визначається адміністратором організації.
Присвоєння реєстраційного номера
Відмінною рисою етапу збору заявок на купівлю товару або виду послуг є багатоетапність процесу узгодження реєстру закупівель з вищестоящою організацією. Для підвищення ефективності ідентифікації заявок, що вимагають доопрацювання, пропонується до розгляду наступна технологія присвоєння номера документу, вступнику в систему документообігу.
Кожен документ в системі має два номери. Перший - це внутрішній номер документа, який присвоюється йому в момент створення. Під цим внутрішнім номером документ фігурує в системі до тих пір, поки не прийнято рішення про передачу його у вищестоящу організацію. У цей момент документ вдруге реєструється вже у зовнішній вищестоящої організації, тобто йому присвоюється реєстраційний номер, під яким він буде надалі ідентифікуватися. Всі подальші операції, вироблені з документом, будуть оперувати саме з реєстраційним номером документа. Більше того, реєстраційний номер є остаточним номером документа, тобто повністю відкидається загальноприйнята технологія зв'язки документів «наш вихідний у відповідь на ваш входить».
Структура реєстраційного номера може бути складною, тобто містити префікси і суфікси, що визначають джерело надходження документа, розбивка на діапазони або просто наростаючим підсумком всередині одного календарного року.
Поняття статусу заявки
Для зручності роботи з заявками будь-якого рівня, особливо на увазі відмови від технології каждоразового присвоєння реєстраційного номера при узгодженні заявок між організаціями, вводиться поняття статусу документа. Статус заявки змінюється залежно від тих операцій, які з нею виконуються:
нова - встановлюється при створенні заявки або її надходженні у вищестоящу організацію.
доробка - встановлюється при необхідності внесення змін в заявку заявником.
візування - встановлюється, якщо заявка передана на візування.
завізована - встановлюється заявці, яка успішно пройшла етап візування.
відхилена - встановлюється в разі відмови у візуванні.
в роботі - проміжний стан, в яке заявка потрапляє при скасуванні будь-якої операції.
прийнята - встановлюється затвердженим узгодженої заявці.
відкинута - встановлюється при відмові вищестоящою організацією у виконанні даного замовлення.
Слід мати на увазі, що поняття статусу документа прив'язане і до тієї організації, в якій вона знаходиться в даний момент, тобто заявка може бути «прийнята» на рівні організації, де вона створена і «нова» в вищестоящої організації.
Контроль виконання
Управління діловими процесами на увазі не тільки видачу завдань співробітникам і визначення послідовності їх виконання, а й контроль за ходом виконання завдання.
Особливістю системи документообігу електронних торгів, є необхідність не тільки відслідковувати наближення терміну виконання документа, а й здійснювати контроль за на...
