на практика при підготовці розпорядчих документів, коли контроль виконання може бути покладено на будь-якого із співробітників або узятий керівником на себе. Але централізація контролю за виконанням документів при цьому є важливим чинником його ефективної постановки.
Контроль (за термінами) виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
? постановку документів на контроль;
? перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
? попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
? зняття документів з контролю;
облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.
Виконання документа має контролюватися з моменту постановки на контроль, після здійснення якої документ має бути переданий виконавцю (ям). При цьому бажано, щоб група контролю або співробітник, відповідальний за контроль, провели перевірку своєчасності доведення документа до конкретного виконавця.
Протягом терміну виконання документа повинні здійснюватися попередні перевірки і регулювання ходу виконання, результати яких, як правило, також фіксуються в реєстраційно-контрольній картці. Відповідальність за правильність представленої інформації несуть виконавці.
Перевірки можуть проводитися в усній або письмовій формі. В останньому випадку службою контролю готуються письмові нагадування. Вони можуть бути присвячені як конкретному завданню, так і окремим документом або виконавцю. Можлива також підготовка та розсилка нагадувань, що містять відомості про документи, що знаходяться в одному або декількох структурних підрозділах.
Строки здійснення попередніх перевірок ходу виконання документів повинні бути закріплені в регламенті організації (або за його відсутності в інструкції з діловодства).
Зняття документу з контролю здійснює керівник, який встановив контроль, або за його дорученням служба ДОП, зняття документа з контролю оформляється відміткою про виконання документа і направлення його до справи.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання і повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або якщо в представлених по ньому матеріалах про виконання не дано додаткових доручень і матеріали не повернуті на доопрацювання. Передача документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для зняття їх з контролю або перенесення термінів виконання. Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма і процедура виконання не відповідає завданням, вона повинна бути вправі повернути документ на доопрацювання без продовження термінів виконання.
Дані про хід і результати контролю за виконанням документів повинні враховуватися і періодично узагальнюватися, тобто аналізуватися. Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються щомісячно і представляються у вигляді зведень зі структурою, закріпленої в організації.
На основі результатів аналізу розробляються і приймаються заходи щодо прискорення виконання документів, підвищенню якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю та управління в цілому.
Існує дві форми (тобто способу ведення) контролю за виконанням документів:
- ручна сроковой картотека (або контрольно-довідкова картотека);
автоматизована система контролю виконання документів.
В даний час найбільш раціональним є автоматизований контроль за виконанням документів, який ведеться за допомогою персональних комп'ютерів і спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє автоматично отримувати всілякі зведення і звіти.
. Поради керівнику як організувати роботу з документами
Керівнику зазвичай доводиться працювати з трьома типами вхідних документів, це:
документи, що вимагають негайного вирішення питання;
документи, які в принципі вимагають реакції дією, але в даний момент керівник цього зробити не може в силу будь-яких причин або обставин (наприклад, потрібно збір додаткової інформації або узгодження цього питання із зовнішніми організаціями);
інформаційні документи, розраховані тільки на прочитання, тобто не потребують відповіді.
Безумовно, без чіткої організації робочого дня всі починання зазнають фіаско. Тому, перш ніж навчитися працювати продуктивніше з документацією, необхідно привчити підлеглих звертатися до керівника тільки в строго певні години, щоб у нього був час вивчити вхідні докумен...
