су зустрічі, обладнання приміщення, вирішення процедурних питань (мова переговорів, стенографування, розсадження учасників), узгодження порядку денного кожного засідання.
Складання програми прийому партнерів. Основними її елементами є: порядок зустрічі партнерів; визначення персонального складу зустрічаючих; участь представників преси, телебачення, радіо; підношення кольорів; розміщення в готелі; ділова частина (зустрічі, бесіди, переговори); прийоми, сніданки, обіди та ін; відвідування промислових та інших об'єктів; культурні заходи; проводи. Складання програми прийому партнерів та організаційне рішення цих питань слід доручити найбільш відповідальним і серйозним співробітникам.
Визначення місця і часу переговорів. Домовлятися про переговори прийнято не менш, ніж за 2-3 дні з вітчизняними партнерами і за 2-4 тижні з іноземними.
У фахівців немає єдиної думки про те, де з психологічної точки зору зручніше вести переговори - вдома чи в гостях.
У числі переваг проведення переговорів на своїй території називаються:
В· можливість контролювати ситуацію через рішення організаційних питань (розміщення гостей, харчування, культурна програма і т.д.);
В· В«Ефект спортсмена В»- команда яка грає на своїй території частіше виходить переможцем. Помічено, що господарі на переговорах говорять більше і переконливіше;
В· необхідність слідувати правилам протоколу господарів полегшує приймаючій стороні процес спілкування;
В· завжди можна порадитися з компетентними людьми, заручитися їх підтримкою і схваленням;
В· партнер має менше можливостей згорнути переговори і піти, що було б неважко, перебувай він на своїй території.
Положення приймаючої сторони, однак, дає не тільки переваги. Роль господарів має свої витрати:
В· відсутня можливість в складній ситуації відкласти ухвалення рішення, пославшись на відсутність інформації;
В· діє В«ефект гостинних господарів В», бажання поступитися партнерові, який приїхав здалеку, з почуття гостинності;
В· необхідно відволікатися на вирішення численних організаційних питань на шкоду безпосередньо переговорного процесу.
Формування делегації. Згідно міжнародній практиці, на переговорах прийнято дотримуватися принципу паритету (Рівності) кількісного складу та рівня представництва делегацій. Рівне представництво кращий з погляду етикету і повноважності у прийнятті рішень керівниками делегацій. Відхилення від принципу паритету можливо через обставини, в яких необхідно переконати партнерів.
Обладнання приміщення. Переговори бажано проводити в спеціально обладнаному для цих цілей приміщенні або в кабінеті керівника делегації приймаючої сторони за загальним столом при відключеному телефоні. Бажано, щоб переговорна кімната була досить віддалена від основних виробничих приміщень (якщо такі є), була комфортабельна і естетично оформлена. На столі не повинно бути ніяких зайвих документів, розкладаєть...
