она забезпечує швидкий пошук архівних документів, їх облік та перевірку наявності стану документів. Формуючи, зберігаючи і організовуючи використання архівних документів, державні (муніципальні) архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні, зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації. p align="justify"> 2. Під обліком архівних документів розуміється встановлення їх кількості, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівних органів. Обліку підлягають всі документи, що зберігаються в архіві (оброблені, неописані, непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду). p align="justify"> Основними одиницями обліку в архівах є: архівний фонд (або архівна колекція), одиниця зберігання. Крім основних одиниць обліку в архівах, зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть враховуватися документи окремих категорій справ (особисті, слідчі тощо) і особливо цінні документи; обов'язковому обліку підлягають також усі листи справ постійного зберігання. Особливо цінні документи враховуються відповідно до правил. Облік аркушів справ постійного зберігання закріплюється листом-засвідчувач і зазначенням кількості аркушів в опису справ. p align="justify"> Облік ведеться у державних архівах по сховищах і в цілому по архіву спеціальним підрозділом або особами, які відповідають за цю ділянку роботи. У муніципальному архіві облік, як правило, ведеться централізовано завідувачем архівом (відповідальним за архів особою) або одним із співробітників, спеціально займаються обліком. Однак у великих відомчих архівах, що мають кілька сховищ, облік може вестися і по сховищах. У цьому випадку всі облікові дані по архіву узагальнюються і зберігаються централізовано. p align="justify"> Для обліку використовуються форми основних облікових документів та допоміжна облікова документація. Якщо основні облікові документи визначені правилами роботи держархівів, то допоміжні документи розробляються кожним архівом самостійно, виходячи з його потреб і залежно від організації роботи з обліку. p align="justify"> Склад і форми основних облікових документів (крім паспорта архівосховища) визначені Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації. Склад і форми допоміжних облікових документів визначаються архівом самостійно. br/>
1. Система облікових документів архіву, їх цільове призначення
Для обліку архівних документів у державних, районних, міських архівах, державних музеях та бібліотеках, наукових і науково-галузевих архівах Російської академії наук, структурних підрозділах організацій, що здійснюють прийом і зберігання архівних документів в інтересах користувача, ведуться :
В· книга обліку надходжень документів - для обліку кожного надходження архівних документів до архіву, а також кількості та складу архівних документів, що надійш...
