Реферат Організація діяльності архіву

Тема: Контрольные работы

пошуку відомостей про трудовий стаж, зарплати та інших даних соціально-правового характеру.

Картки повинні містити прізвище, ім'я, по батькові працівника організації та пошукові дані (номер фонду, опису, справи і аркушів) документів, в яких є відомості про нього. Картки систематизують за прізвищами в порядку алфавіту в межах однакових прізвищ за алфавітом імен та по батькові. p align="justify"> При створенні та застосуванні автоматизованих систем пошуку документів і справ в архівах організацій, традиційні правила реєстрації та обліку документів і справ, як на стадії діловодства, так і в архіві, повинні бути використані при розробці програм для ЕОМ.

Така спадкоємність полегшить перехід роботи в архівознавства на новий технічний рівень.

Особливе місце серед архівних довідників займає історична довідка. Довідку складають при першому надходженні документів фонду до архіву організації. У подальшому після закінчення 5-7 років доцільно складати доповнення до історичної довідки. p align="justify"> Історичну довідку складає і підписує завідувач архівом. В організаціях з невеликим обсягом справ, що утворюються за рік, історичну довідку можна замінити передмовою до опису справ постійного зберігання. p align="justify"> Історична довідка складається з трьох розділів:

1. історії фондоутворювача;

2. історії фонду;

. характеристики документів фонду.

Перший розділ - історія фондоутворювача, (у хронологічній послідовності) містить такі відомості:

1. дати, номери і заголовки розпорядчих документів про створення, перетвореннях і ліквідації організації;

2. крайні дати діяльності організації;

. зміни у назві та діяльності організації;

. завдання і функції організації та їх зміни;

. масштаб діяльності організації та її місце в системі державного апарату, галузі;

. структура організації і її зміни (із зазначенням дат).

Другий розділ-історія фонду, містить такі відомості:

1. Кількість справ у фонді та крайні дати справ фонду;