ент не зареєстрований, установа за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджено. p align="justify"> Реєстрація - один з початкових етапів роботи з отриманими документами, наступний відразу за їх первинною обробкою, і передостанній для відправляються - після реєстрації вихідні документи вкладаються в конверти або відправляються по інших каналах зв'язку.
Так як кількість документів, що надходять і які створюються в процесі управлінської діяльності, завжди велике, реєстрація є одним з найбільш трудомістких процесів діловодства. Але саме добре поставлена ​​система реєстрації в чому зумовлює весь подальший процес роботи з документами. І тому раціоналізація діловодства найчастіше починається з перегляду системи реєстрації документів. p align="justify"> Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.
Облік документів дає кількісні дані для обрахунку загального обсягу документообігу, його аналізу за певний проміжок часу, за видами документів, за документопотокам, по структурних підрозділах і т.п.
Сам процес реєстрації - це зняття (перенесення) з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ), що дозволяє створити базу даних про документи установи. Таким чином у процесі реєстрації закладається інформаційно - пошукова система по всіх документах установи. Це є основою наступних етапів роботи з документами: контролю за термінами їх виконання та інформаційно - довідкової роботи по документах. [4]
2. Загальні правила реєстрації документів
Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку, виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способу отримання.
Документи, отримані тільки для відома та не потребують відповіді і виконання, не реєструються. В установі повинен бути розробляється службою діловодства та затверджений керівником перелік нерегістріруемих документів. Зазвичай він дається як додаток до інструкції з діловодства організації, але може розроблятися і як самостійний документ. У міру необхідності цей перелік слід оновлювати. p align="justify"> До нерегістріруемих документам зазвичай відносять: усі рекламні листи; вітальні листи і телеграми; запрошення, програми семінарів, нарад і конференцій; друковані видання (книги, брошури, журнали); пакети з позначкою В«особистоВ»; копії нормативних документів, постанов і розпоряджень державних органів; інформаційні матеріали.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. У вхідних документів він не збігається (істотно менше його) з обліковими порядковим номером, проставленим в позначці про надходження документа в організацію. p align="justify"> Документи повинні реєструватися один раз. Однократность реєстр...
