ації - одне з основних правил раціональної постановки діловодства. У великому установі реєстрацію документів централізовано веде група реєстрації документів у канцелярії. У невеликому установі (фірмі) усі документи реєструє централізовано секретар. В установі, що має відділи, реєстрація документів, в першу чергу внутрішніх, може проводитися децентралізовано за групами в тих відділах, де вони створюються і оформляються: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення. p align="justify"> Приймаються і реєструються документи, як надходять в організацію поштою і через кур'єрські служби, так і одержувані факсом, електронною поштою.
Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.
З вхідного документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості:
дата отримання;
вхідний № (індекс);
дата документа;
індекс документа;
реєстраційний номер документа;
автор (кореспондент) - тобто чий це документ;
заголовок (про що документ);
резолюція;
термін виконання;
виконавець (хто з ним працює);
хід виконання (фіксуються всі передачі документа і як виконаний);
номер справи (куди документ поміщений після виконання); [10]
Реєстраційну форму на документ заповнюють спочатку не повністю. До передачі документа керівнику на ньому немає резолюції, терміну виконання і виконавця. Після розгляду документа керівником реєстраційна форма дозаполняется - в неї вносяться ці відомості. p align="justify"> При чіткій взаємодії з керівником (якщо керівник щоранку переглядає отриману кореспонденцію) можна спочатку дати йому документи на перегляд, а вже потім, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму. Такі відомості, як хід виконання документа і номер справи, в реєстраційну форму вносяться вже по ходу і після виконання документа. [5]
При реєстрації окремих видів документів, наприклад звернень громадян, внутрішніх та вихідних документів відомості, вписувані в реєстраційні форми, частково змінюються і доповнюються. При реєстрації внутрішніх документів немає дати отримання, а є тільки дата реєстрації, що збігається з днем ​​підписання. У внутрішнього документа, на відміну від вхідного, є один реєстраційний номер. При реєстрації звернень громадян записується їх адресу. p align="justify"> Установа має право, враховуючи свою специфіку, доповнювати відомості про реєстроване входить документі. Наприклад, часто враховує...
