ванням комп'ютерних технологій забезпечує збір і зберігання необхідних даних про всі документи, які циркулюють в організації, дозволяє впровадити автоматизований контроль виконання документів, підготувати внутрішню опис документів, дати будь-яку довідку про стані руху документів.
Виведені на екран комп'ютера реєстраційні форми вхідних, вихідних і внутрішніх документів мають незначні відмінності. Приблизна форма реєстраційної картки для вхідних документів наведена на рис 1.
В
Рис. 1. Форма реєстраційної картки
Таким чином, ми можемо побачити, що реєстрація документів має типову структуру і типову форму контролю. У картці спочатку ставиться відповідальна особа, яка стежить за виконанням.
Висновок
Поряд з вербальними і невербальними видами спілкування менеджер використовує в своєї службової діяльності різноманітні документи, або спеціальні засоби, призначені для передачі і зберігання інформації.
Документ є доказ, свідоцтво.
Етикет, високу культуру необхідно дотримуватися у всіх видах ділового спілкування, в тому числі і в письмових, тобто у службовій документації. У Залежно від мети, змісту, форми, напрямів використання та інших факторів виділяються кілька різновидів письмових документів, з якими працює менеджер:
- директивні, інформаційно-інструктивні та інформаційно-методичні матеріали державних органів влади і управління, в тому числі федеральних і муніципальних;
- внутрішня організаційно-розпорядча інформація;
- внутрішня інформаційно-довідкова, методична документація;
- документи, пов'язані з оформленням трудових відносин;
- фінансово-бухгалтерська документація.
Ділові документи організацій поділяються на В«документи постійного зберігання В»іВ« документи тимчасового користування В». Ця відмінність залежить від цінності того чи іншого документа. Документи тимчасового зберігання після закінчення терміну дії знищуються. Документи постійного зберігання через певний проміжок часу передаються в архіви.
Загальні принципи роботи з документами наступні: складання, узгодження, візування, затвердження і підписання, реєстрація, контроль виконання, підготовка до передачі в архів і архівне зберігання. Вони відповідають етапам їх проходження.
Список літератури
1. Волков Ю.Ф. Введення в готельний і туристичний бізнес. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2004. p> 2. Діловодство./За ред. Басакова М.І. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2002. p> 3. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Видавництво стандартів, 1998. p> 4. Ковальчук А.С. Основи іміджелогії та ділового спілкування. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2004. br/>
