наступних компонентах: формулах звернення, виражених прохань, вираженні відмов, претензій, формулюванні доручень, аргументації своєї думки [3].
Основні етичні вимоги до ділової листуванні:
-найголовніше вимога - Лист повинен бути коротким, чесним і правдивим. p>-зміст листа має бути лаконічним, містити прості пропозиції і присвячуватиметься тільки одному питання.
-у листі повинна відбиватися індивідуальність автора і компанії відправника.
-навіть напередодні конфліктної ситуації тон листа повинен залишатися коректним і поважних.
-якщо в листі присутні які-або списки або переліки, то они повинні бути вислані в додатку до листа.
-у разі несвідомо допущеної помилки або затримки з відповіддю повинні обов'язково послідувати пробачливі прохання.
-об'єм листа, як правило, не повинен перевищувати двох сторінок машинописного тексту, однак виконавець ні в якому разі не повинен жертвувати заради стислості ввічливістю тони.
-лист не повинен містити синтаксичних, стилістичних та орфографічних помилок.
Від правильного складання наказу, коректно написаного листа багато в чому залежать хороші відносини в колективі, з діловими партнерами, в кінцевому рахунку, успіх справи [4].
3. Телефонні переговори
Культура телефонного спілкування є невід'ємним елементом ділових якостей людини. Уміння користуватися цим засобом зв'язку в тому, щоб максимально реалізувати представлені їм можливості.
При підготовці до телефонної розмови слід добре продумати постановку питання, аргументацію, по можливості спрогнозувати відповіді і контраргументи співрозмовника, рекомендується написати перелік питань для обговорення, у разі необхідності підібрати потрібні матеріали з питання, щоб під час розмови не витрачати час на пошук.
Ось деякі соціально-психологічні та етичні рекомендації з використання телефону в професійної діяльності:
-етика телефонного спілкування наказує завжди назвати себе, перш ніж почати розмову.
-при виконанні термінової роботи, що не вимагає зволікань, не знімати трубку зовсім, або знімати відразу і попросити передзвонити.
- якщо ви телефонуєте по міжміського зв'язку, то обов'язково скажіть про це. Тоді на ваш дзвінок відповідять з більшою готовністю.
-якщо немає можливості відповісти на телефонний дзвінок, слід якомога швидше передзвонити дзвонив людині.
- не перебивати співрозмовника без необхідності.
- не дозволяйте ввійшов в приміщення довгий час стояти і слухати вас: попросіть відвідувача зайти пізніше або перервіть телефонна розмова [5].
-максимально використовуйте час розмови по телефону. Будьте при цьому уважні і попереджувальні до співрозмовнику [6].
Якщо в результаті телефонної розмови досягнуто домовленості, то неодмінно слід послати співрозмовнику листа, в якому підтвердити досягнуту за телефоном домовленість або відобразити висловлену думку ...
