яє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання
o Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
o Єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.
o Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
o Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних зі звітів.
Структура і компоненти системи електронного документообігу.
В
Завдання документообігу не може бути представлена ​​якоїсь ізольованою гілкою в загальному бізнес-процесі (або діловому процесі) організації. Рух документів тісно пов'язане з іншими завданнями, які розв'язуються інформаційною системою підприємства. Крім того, завдання автоматизації документообігу лежить на стику традиційних В«паперовихВ» технологій роботи з документами і нових комп'ютерних технологій. Система документообігу підприємства вбирає в себе безліч специфічних організаційних, структурних та виробничих особливостей, фірмових установок, корпоративних стандартів і вимог, визначених процедур взаємодії між службами та виконавцями, залежить від технічної оснащеності та ін
СЕД може по-різному вибиратися, формуватися і будуватися в залежності від вищезгаданих умов, розміру організації, характеру та специфіки її діяльності, кваліфікації кадрів, фінансових можливостей, набору підсистем (модулів), що мають різну функціональну та технологічну наповненість, побудованих за допомогою різних програмних продуктів, створених одним або кількома виробниками і т. п. Проте останнім часом все більша кількість експертів погоджується, що неодмінними атрибутами комплексної системи автоматизації документообігу повинні бути композиції з трьох програмних технологій, вже досить давно пропонованих компаніями-розробниками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware. h3> WorkFlow.
В
Ця концепція була запропонована близько 20 років тому. У ній весь комплекс завдань автоматизації бізнесу розглядається як сукупність бізнес-процесів. Інструменти, що надаються WorkFlow-системою, забезпечують формування описів процесів, даних, а також містять засоби опису електронних форм для обробки цих даних. Технологія WorkFlow забезпечує чітке виконання процесу відповідно до його опису. Сервіси системи підтримують реалізацію бізнес-процесів, формування та підготовку черг завдань користувачів до обробки, автоматично забезпечують потрібну активність стадій процесу, контроль своєчасності виконання етапів процесу і різні способи реакції на виникаючі проблеми. Сучасна індустріальна WorkFlow-система пов...
