розмовника, тональність мовлення повинна бути від середньої до низької, особливо виразно потрібно вимовляти приголосні. Слова з однаковими голосними або закінченнями, такі, як п'ятнадцять або шістнадцять, можуть за телефоном звучати однаково. Якщо в розмові зустрічаються назви, імена, прізвища які погано сприймаються на слух, потрібно вимовляти їх по складах або навіть передавати по буквах. p align="justify"> Телефонні дзвінки порушують нормальний режим роботи, розбивають робочий день керівника на короткі відрізки часу середньою тривалістю до 30 хвилин. Така обстановка заважає керівникові зосередитися, а якщо врахувати, що дзвінки зазвичай непередбачувані, то виникає необхідність різкого перемикання уваги на рішення виникаючих завдань. Таким чином, допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональної організації роботи керівника. p align="justify"> Секретарю дуже важливо мати чітке уявлення про те, коли, кого і з яких питань з'єднувати з керівником. Приймаючи телефонний виклик, секретар повинен назвати організацію і себе, в коректній формі з'ясувати, з якого питання дзвонить абонент і хто він, оцінити актуальність і терміновість розмови. Знаючи організаційну структуру установи та розподіл посадових обов'язків, секретар при необхідності правильно переадресує виклик працівникові, компетентному у вирішенні поставленого питання. p align="justify"> Ведучи розмову, секретар повинен пам'ятати про конфіденційність інформації та у разі сумнівів повинен порадитися з керівником, перш ніж давати відповідь.
Розмова обов'язково починається з привітання (Здравствуйте, добрий ранок і т.д.) і уявлення, незалежно від того, чи телефонують вам або телефонуйте ви. Якщо подзвонили вам, ви знімаєте трубку, вітаєтеся і називаєте себе і організацію. Наприклад: В«Здрастуйте, секретар фірмиВ« Океан В»слухаєВ». - Або В«Здрастуйте, фірмаВ« Океан В», секретар Галина Іванівна слухаєВ». Якщо телефонуєте ви, вимовляються ті ж слова В«Здрастуйте, вам дзвонить секретар фірмиВ« Океан В»Галина ІванівнаВ». p align="justify"> Співрозмовник повинен вимовити аналогічне привітання і представлення і таким чином з перших же фраз буде встановлений діловий контакт. Якщо співрозмовник не представилася, слід ввічливо поцікавитися, з ким ви розмовляєте. Під час розмови необхідно сконцентруватися і уважно слухати. У цей момент не слід відволікатися на інші справи. p align="justify"> Якщо при розмові зв'язок обривається, слід покласти трубку і подзвонити знову, якщо дзвонили ви, або чекайте дзвінка абонента. Зв'язок відновлює той, хто дзвонив. p align="justify"> Трубку потрібно знімати лівою рукою, щоб правою можна було записати передану інформацію. Недалеко від телефонного апарату завжди під руками дожжен бути телефонний блокнот для запису повідомлень і ручка. p align="justify"> Більшість телефонних розмов вимагають від секретаря попередньої підготовки. Для роботи секретарю необхідний відповідни...
