й довідковий апарат: телефонні довідники самої установи, підвідомчих і вищестоящих організацій, телефони співробітників, як робітники, так і домашні. Домашні телефони співробітників секретарю потрібні для вирішення службових питань. Наприклад, співробітник захворів і не вийшов на роботу. Секретарю необхідно уточнить можливий час відсутності співробітника вже в першій половині дня, крім того, у керівника може необхідність в отриманні інформації, яку має співробітник, з яких-небудь причин знаходиться вдома. Однак слід пам'ятати, що дзвонити по службових питаннях після 22 годин вважається нечемним. Взагалі дзвонити по домашньому телефону співробітника по службових питаннях у разі гострою необхідністю. p align="justify"> Основні правила ведення телефонної бесіди, коли дзвонять секретарю, наступні: телефонний переговори секретар правило
1. Як можна швидше зняти трубку, так як телефонний дзвінок є сильним слуховим подразником, заважає працювати іншим співробітникам, які тривалий вплив негативно діє на нервову систему.
. Знявши трубку, слід назвати установу і представитися. Це допоможе уникнути помилкових викликів і непотрібних розмов.
. Вітати абонента словами В«ЗдрастуйтеВ», В«Добрий деньВ» доцільно вже після представлення, тому що якщо виклик був хибним, вітання виглядає просто недоречно. Такий порядок вітання і подання є запрошенням до розмови і пропозицією абоненту також назвати себе і питання, по якому він дзвонить.
. Для того щоб співрозмовник міг відповісти і назвати себе потрібно витримати паузу. Вчасно подання секретар робить відповідні записи, оцінює ступінь важливості і терміновості виклику, визначає можливість і необхідність переадресування телефонного виклику іншому співробітникові або ж визначає, що питання потребує вирішення його шляхом особистого контакту. В останньому випадку секретар вже повинен продумати питання запису абонента на прийом.
. Якщо виникає необхідність навести довідку, для того щоб дати відповідь абоненту, відійти від телефону для пошуку потрібної інформації, то потрібно попередити про тривалість часу пошуку. Якщо швидко потрібну інформацію не представляється можливим, краще назвати абоненту точний час, коли він може передзвонити. У деяких випадках секретар пропонує абоненту подзвонити сам у зручний для того час.
. У тому випадку, коли секретар переадресує телефонний виклик іншому співробітникові, абоненту слід назвати прізвище, ім'я, по батькові цієї співробітника і його посада, телефон.
. Не один телефонний виклик не повинен проходити до керівника минаючи секретаря (за винятком особливо обумовлених випадків, наприкла...
