ифікації важливо підстава - ознака або ознаки, відповідно до яких об'єкти класифікації розбиваються на класи. Мета даної роботи - визначити поняття офіційного документа, види і функції офіційних документів, а також розглянути класифікацію і систему службової документації.
1. Поняття, сутність і види офіційних документів
Діяльність організації забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що складають його документаційного базу. Склад документаційною бази визначається керівником організації. Організація видає наступні розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на папері або інших носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто створенні управлінських документів.
Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені у встановленому порядку.
Як носії інформації, документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці. Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т . д. Існує близько 60 видів управлінських документів. Службові документи діляться на кілька великих груп за своїм функціональним значенням:
) особисті - заява, автобіографія, резюме, доручення, розписка тощо; 2) директивні і розпорядчі документи - наказ, розпорядження, рішення;
) адміністративно-організаційні - статут, положення, посадова інструкція;
) інформаційно-довідкові - акт, довідка, доповідна записка, протокол; 5) ділові листи - лист-запит, лист-нагадування, лист-відмову та ін;
) фінансові та облікові документи - платіжні відомості.
Всі офіційні документи поділяють на:
- управлінські;
- наукові;
- технічні;
- технологічні;
-
