1).
Основні функції номенклатури
Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна виконувати такі основні функції:
охоплювати всі документи, одержувані і створювані в процесі діяльності організації;
роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання;
конкретно і чітко формулювати заголовки справи, які повністю відображають склад і зміст документів у ньому і виключають можливість включення у справу документів, що не відповідають його змісту і терміну зберігання;
систематизувати справи всередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.
Основні типи номенклатури
Розрізняють типові, зразкові і конкретні номенклатури справ.
Типова номенклатура справ складається для організацій, однорідних за характером діяльності і структурі, встановлює для них типовий склад справ, єдину індексацію цих справ і є нормативним документом.
Орієнтовна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Незалежно від існування типовий і зразкової номенклатур, кожна організація повинна складати свою конкретну (індивідуальну) номенклатуру справ.
У невеликих організаціях, що не мають структурного поділу, складається одна номенклатура, яка представляє собою систематизований перелік назв усіх справ, що заводяться в організації протягом календарного року. У великих установах і організаціях номенклатура складається для кожного структурного підрозділу, потім вони об'єднуються в зведену номенклатуру.
Терміни складання номенклатури та підстави для її складання
Відповідальність за розробку номенклатури покладається на діловодну службу установи (службу документаційного забезпечення управління - ДОП): управління справами, канцелярії, загального або адміністративно-господарський відділ і т.д. за участю архіву організації. У невеликих організаціях, що не мають окремої служби ДОП, відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на особу, відповідальну за архів (як правило, на секретаря). У складанні номенклатури справ організації беруть участь представники всіх структурних підрозділів, у тому числі і працівник відділу кадрів.
Номенклатура справ повинна бути складена структурними підрозділами (у тому числі кадровою службою) заздалегідь, щоб канцелярія і архів змогли до 1 січня погодити їх з державним архівом (при необхідності) та затвердити у керівника установи. Слід враховувати, що несвоєчасно складена номенклатура в новому році призводить до порушення існуючих вимог. У результаті таких порушень документи нового року неправомірно підшиваються у справи минулого року. Такі справи доводиться розформовувати, що вимагає великих непродуктивних витрат часу.
У новоствореному закладі номенклатура складається у будь-який час року, а потім до початку кожного діловодного року. Точно так само при рео...
