рганізації установи (якщо функції його значно змінилися, а номенклатура не відображає справжнього стану справ) номенклатура повинна бути складена в будь-який час року.
Номенклатура справ організації розробляється на підставі діючих нормативних правових актів Республіки Білорусь та методичних документів Державної архівної служби, а також вищого органу. До них відносяться: закони Республіки Білорусь, державні стандарти, типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання, інструкції з діловодства, типові і зразкові номенклатури справ та ін Серед конкретних нормативних правових та методичних документів, якими необхідно керуватися при складанні номенклатури справ, слід назвати два основних:
Основні правила роботи архівів центральних та місцевих органів державної влади і управління, установ, організацій і підприємств Республіки Білорусь (затверджені рішенням колегії Державного комітету з архівів та діловодства Республіки Білорусь від 30 квітня 1997 р. № 5);
Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь (затверджена наказом Голови Комітету з архівів та діловодства Республіки Білорусь від 23 травня 1995 р. № 13) .
Для складання номенклатури справ використовуються статути чи положення про організацію та її структурні підрозділи, посадові інструкції працівників установи, штатні розклади, звіти та інша документація, схема класифікації службових документів, відомчий і / або типові переліки документів і справ із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатури справ організації за попередні роки, реєстраційні картки (журнали), описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, список структурних підрозділів та кореспондентів. Вивчається склад, кількість і зміст документів і справ, що утворюються в процесі діяльності організації.
Принципи побудови номенклатури
Зазвичай номенклатура будується по структурному або структурно-функціональним принципом.
При структурному принципі назвами розділів номенклатури справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, відділ кадрів тощо). Цей принцип найбільш зручний при складанні номенклатури справ. Нижче наведено приклад схеми номенклатури справ, побудованої за структурним принципом:
1. Канцелярія
2. Планово-економічний відділ
. Договірно-правовий відділ
. Управління бухгалтерського обліку та фінансів
. Відділ кадрів
. Виробничо-технічний відділ
. Архітектурно-будівельний відділ
. Відділ генплану та теплоенергетичних технологій
. Електротехнічний відділ
. Відділ кошторисів
. .....
Структурно-функціональний принцип використовується в тому випадку, коли не для всіх функцій, які виконуються в даній організації, створені самостійні структурні підрозділи. Нижче наведено приклад схеми номенклатури справ, побудованої за структурно-функціональним принципом:
1. Керівництво
