з конверта можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій.
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на [5]:
направляються на розгляд керівнику підприємства;
направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.
Обробка і передача документів виконавцям здійснюються в день їх надходження в службу ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують в потрібній кількості примірників.
Документи, що підлягають відправці в іншу організацію. Сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується. Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації. Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Служби ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника підприємства для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами.
. ТЕХНОЛОГІЯ РОЗГЛЯДУ ДОКУМЕНТІВ У ЗАКЛАДІ
Після реєстрації документи передаються для розгляду і прийняття рішення керівнику фірми. Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна з основних функцій керівника, центральне, вирішальне ланка в технології управління. Керівник фірми, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки по виконанню документа і встановити реальні терміни.
Ці вказівки повинні бути оформлені у вигляді резолюції на самому документі. Відомості, взяті з резолюції (виконавець, термін виконання), додатково заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал. Резолюція може бути підставою взяття документа на контроль. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то документ передається першому в списку, який вважається відповідальним виконавцем [4].
При розгляді документів керівник повинен дотримуватися рекомендацій, дотримання яких дозволяє прискорити проходження документів, уникнути збоїв в обробці документів, створити умови для їх своєчасного і якісного виконання. Керівник пови...
