нен розглядати документи в день їх надходження і в той же день (в крайньому випадку, наступного дня) повертати секретарю-референту.
Прагнення окремих керівників мати власний «архів», що складається з копій отриманих або підписаних документів, свідчить про невисоку управлінської підготовки керівника або про недовіру секретарю-референту. Документи в цьому випадку зберігаються неупорядоченно, пошук їх утруднений. Таких «архівів» бути не повинно [2].
З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів з проставленням виконавцем дати отримання. Переміщення документів між виконавцями може здійснюватися без розписок, за винятком документів з грифом «КТ» або «Конфіденційно».
Для забезпечення оперативного виконання документа кількома виконавцями одночасно секретар-референт розмножує вхідний документ і передає копії виконавцям. Документ знаходиться в роботі у виконавця до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена (складено у відповідь документ, виконано конкретну дію, завдання), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення у справу. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретарю-референту для підшивки в справу.
У фірмі для ряду документів може бути прийнятий порядок, при якому розгляд документів керівником здійснюється після закінчення їх виконання, одночасно з підготовленими для підписання проектами внутрішніх або відправляються документів. Це дозволить заощадити час керівника за приводу не двухкратного, а одноразового ознайомлення з документом. Але для запровадження такого порядку необхідно чітко розмежувати, які види службових документів можуть так оброблятися, а які ні, і провести етап перевірки цього порядку на практиці.
3.Прізнакі УГРУПОВАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ФОРМУВАННЯ СПРАВ
На різних підприємствах склад і кількість створюваних документів неоднакові. Проте документи будь-якого підприємства можна систематизувати за одним або кількома ознаками.
Практика діловодства виробила наступні ознаки групування документів у справи [3]:
за назвою видів документів, наприклад: «Акти», «Накази», «Контракти» і т. д.;
за змістом документів;
по об'єктах, фірмам-контрагентам, до яких належать документи;
по кореспондентам, з якими ведеться листування;
по грифу обмеження доступу до документів («КТ», «Конфіденційно»), що містять комерційну таємницю.
Наведені ознаки класифікації не виключають використання інших, менш поширених, таких, як географічний, коли в справі підібрана листування кількох кореспондентів одного регіону [2].
У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі групування їх у справи або під час складання номенклатури справ.
Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошуку необхідних документів у постійно зростаючому документную масиві підприємства, забезпечує їх збереження, встановлює порядок в організації діловодства.
Формування справ підприємства проводить, як ...
