дартів, для опису яких буде потрібно, напевно, окремий випуск журналу. Слід зауважити, що робота в правому регулювання галузі інформаційних технологій триває і зараз. Вводяться нові поняття («власник інформації», «інформаційна технологія», «оператор інформаційної системи» та інші), що забезпечують однозначне тлумачення законодавчих норм. За власником інформації закріплюються виключні права на визначення доступу до інформаційних ресурсів та їх використання.
Таким чином, підхід до захисту електронного документообігу повинен бути комплексним. Необхідно тверезо оцінювати можливі загрози та ризики СЕД і величину можливих втрат від реалізованих загроз. Як вже говорилося, захисту СЕД не зводиться тільки лише до захисту документів і розмежуванню доступу до них. Залишаються питання захисту апаратних засобів системи, персональних комп'ютерів, принтерів та інших пристроїв; захисту мережевої середовища, в якому функціонує система, захист каналів передачі даних і мережевого устаткування, можливе виділення СЕД в особливий сегмент мережі. Комплекс організаційних заходів відіграють роль на кожному рівні захисту, але їм, на жаль, часто нехтують. А адже тут і інструктаж, і підготовка звичайного персоналу до роботи з конфіденційною інформацією. Погана організація може звести до нуля всі технічні заходи, наскільки досконалі вони б не були.
. 1 Характеристика систем електронного управління документами
Документообіг організації як сукупність взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання: відправлення та (або) напряму в справу.
Важливою характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду часу (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується в якості критерію при виборі організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, встановленні структури служби діловодства, її штатного складу та інші.
Система електронного управління документами (СЕУД) реалізує наступні функції:
· Розподілена робота з документами. СЕУД дозволяє співробітникам, що працюють в різних територіально віддалених підрозділах, спільно використовувати документи на локальних серверах, зберігаючи при цьому цілісність документів в масштабі всієї розподіленої організації.
· Широкий набір засобів управління документами (реєстрація документів розсилка, постановка на контроль виконання, контроль версій, повнотекстовий пошук, ведення контрольних журналів, робота з шаблонами, повідомлення про зміни та інші)
· редагування/узгодження/твердження. СЕУД керує всім інтерактивним циклом редагування і внесення змін до документів аж до остаточного затвердження.
· Захист даних. СЕУД на базі LotusDomino надає потужні засоби захисту даних: засоби захисту та шифрування промислового рівня, повномасштабні засоби ідентифікації користувачів, засоби RSA і SSL.
· Підтримка широкого вибору клієнтів. Можливість спільної роботи в масштабах всієї корпоративної мережі з використанням для цього web-браузерів або клієнтів Notes. Для доступу та збереження документів у СЕУД можливе використання файлів будь-яких офісних додатків, спільних з протоколом ODMA.
· Масштабованість системи. Передбачена можливість впровадження системи з невеликого кроку, а потім розгортання і нарощування функціонала системи.
1.2 Вибір ефективної СЕУД
Вибір дієвої системи управління документами є сьогодні, ймовірно, ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій і підприємств. Особливо це важливо для нових ринкових інститутів, багато з яких не мають сформованої системи управлінських правил та технологій. Встановлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і доведення її до споживачів у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, воно включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
Системи електронного управління документами включають:
· системи електронного документування (діловодства);
· системи електронного документообігу;
· корпоративні системи електронного управління документами.
Перші системи управління документами будувалися як вертикальні ...
