додатки і були призначені для використання невеликими групами фахівців, що працюють в територіальній близькості один від одного з сильно структурованими документами. Для забезпечення ефективної діяльності сучасних установ системи електронного управління документами повинні відповідати таким вимогам:
· Масштабованість. Система повинна підтримувати різну кількість користувачів і її здатність нарощувати потужність повинна визначатися тільки потужністю апаратного забезпечення, на якому вона встановлена.
· Розподіленість. Архітектура системи повинна підтримувати взаємодію територіально розподілених структурних підрозділів організації. При цьому в якості комунікаційних засобів можуть бути використані різноманітні канали зв'язку.
· Модульність. Система ЕУД повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, що забезпечує можливість поетапного впровадження системи.
· Відкритість. Відкрита архітектура системи дозволяє, по-перше, швидко розширювати платформу управління документами у відповідь на появу нових бізнес-цілей, по-друге, інтегрувати систему з іншими прикладними програмами, які використовуються в організації, по-третє, інтегрувати управління документами з ширшими стратегічними ініціативами, такими як управління знаннями. Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої ??доопрацювання й інтеграцію.
· Надійність. Система повинна мати технічними та програмними засобами, що забезпечують надійну і безперебійну роботу системи при різних видах збоїв.
· Захищеність. Гнучкість управління доступом до всього спектру документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відеокліпів до формалізованих документів всіх типів.
· Доступність. Можливість забезпечення доступу до документів через web-браузери, настільні додатки та інші загальнодоступні типи клієнтів. Підтримка різних категорій користувачів (локальних, віддалених, мобільних).
· Підтримка стандартів. Підтримка стандартів на різних етапах життєвого циклу електронного документа.
· Комплексна функціональність (підтримка повного життєвого циклу роботи з документами). Автоматична підтримка розподіленого управління різними інформаційними матеріалами (документами) протягом усього їх життєвого циклу, від створення до рецензування, затвердження, поширення та архівування. Забезпечення повного життєвого циклу роботи з документами включає автоматизацію роботи з образами документів, управління записами і потоками робіт, управління контентом і так далі.
Таким чином, в даний час більшість організацій намагаються впровадити такі програмні системи, які надають не тільки засоби формування електронних справ і контроль версій, але і володіють широким спектром можливостей по розповсюдженню документів та інформації в рамках всієї організації, засобами управління контентом і знаннями на базі web-технологій, забезпечують підтримку документоорієнтованих бізнес-процесів.
1.3 Загальна характеристика автоматизованих систем
«CompanyMedia». Система розроблена ЗАТ Компанія «ІнтерТраст».
Дана система призначена для великих і середніх державних установ комерційних організацій, у тому числі зі значною територіальної віддаленістю структурних підрозділів. Система є оптимальним вибором і для невеликих організацій, які прагнуть створити для співробітників всіх офісів філій єдиний інформаційний простір і при цьому знизити витрати на управління.
Програмне забезпечення «CompanyMedia» дозволяє описати мережу підприємств будь-якої складності і налагодити в ній «наскрізне» діловодство, при якому система відстежує рух документа не тільки в межах одного підприємства, але і між ними. Це дозволяє створювати накази, що поширюються на будь-яку глибину ієрархії управління, контролювати їх виконання і підтримувати горизонтальні інформаційні зв'язки між співробітниками різних підрозділів одного або кількох підприємств.
Проблемою російських підприємств на даному етапі є недосконалість комунікацій. Важливі ланки системи управління нерідко перебувають в місцях, де якість зв'язку не дозволяє створити комунікаційні центри.
Завдання «CompanyMedia»:
· підготовка документів по корпоративних і особистих шаблонами, узгодження і передача документів на реєстрацію (у тому числі і через «тонкий» клієнт InternetExplorer - у складі системи «CompanyMedia-Управління електронними документами»);
· прийом, обробку і розподіл вхідної кореспонденції, підготовку, підписання, реєстрацію й відправку вихідних, внутрішніх і організаційно-розпорядчих документів, а також контроль їх виконання (у складі системи «Comp...
