У Росії здійснюється централізований державний облік документів архівного фонду РФ в масштабі всієї країни, заснований на наявності в органах управління архівною справою відомостей про кількість, складі архівних фондів і кількості одиниць зберігання.
Тримачі документів державної частини Архівного фонду РФ несуть відповідальність за повноту, достовірність, дотримання термінів подання відомостей з обліку документів, що знаходяться в державних і відомчих архівах, державних музеях і бібліотеках. Власники документів недержавної частини Архівного фонду РФ подають відомості про свої фонди і документах з метою їх державного обліку за запитами органів і установ Росархіву. В основі державного централізованого обліку знаходиться затверджений 11.03.97г. Росархивом Регламент. «Регламент державного обліку документів архівного фонду РФ» від 11.03.97 Росархіву.
Основою обліку архівних документів є єдина система реєстрації архівних фондів і одиниць зберігання.
Засіб обліку - привласнення архівних шифрів одиницям зберігання.
Проведення обліку засноване на принципах централізації, уніфікації, динамічності, повноти та достовірності.
Первинними документами обліку є облікові документи архіву - комплекс документів встановленої форми, що фіксують надходження, вибуття, кількість, склад, стан архівних документів. У них враховуються окремі документи, одиниці зберігання, фонди.
Узагальнені дані щорічно на 1 січня надходять у Росархів, в якому йде облік по архівах і всьому архівного фонду РФ.
Обліку підлягають все зберігаються в архіві фонди і одиниці зберігання. Облік проводиться шляхом присвоєння одиницям зберігання облікових номерів, що є частиною архівних шифрів. Архівний шифр включає номери архівного фонду, опису, одиниці зберігання, які вказуються за абревіатурою архіву.
Облік документів до і після 1917 року ведеться окремо. Документи та фонди після 1917 року мають індекс Р і номер фонду. Облікові документи до і після 1917 року ведуться з самостійної порядковою нумерацією фондів. При включенні до Держархіву колишніх партійних архівів їхні фонди відзначаються індексом П і порядковим номером фонду. Перенумерація фондів здійснюється в крайніх випадках з дозволу вищестоящих архівних органів. Один раз отриманий номер фонду залишається за ним назавжди і не використовується повторно навіть у разі вибуття фонду.
. 2 Облікові документи
До облікових документів архіву відносяться:
· книга обліку надходжень;
· книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування;
· список фондів;
· список фондів з особливо цінними документами;
· лист фонду;
· архівний опис;
· опис особливо цінних документів;
· опис страхового фонду;
· реєстр описів;
· реєстр описів особливо цінних документів;
· інвентарна книга обліку справ з матеріальними цінностями;
· паспорт архіву;
· паспорт архівосховища;
· відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 1 січня;
· картка фонду;
· справу фонду;
· всередині ділові опису і лист-засвідчувач справ.
У книзі обліку надходжень документів фіксуються всі надходження документів до архіву за минулий рік, їх стан і первинне опис. У ній вказуються джерела надходжень, фіксуються документи, за якими йшло надходження документів, - здавальні описи, акти прийому-передачі. На її основі складаються всі інші облікові документи архіву.
При первинному надходженні фонду він отримує номер за списком фондів. Наступні його поповнення фіксуються під тим же самим номером. Наприкінці року в книзі виконується підсумковий запис за рік, яка фіксує всі зміни фондів протягом року.
Книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування оформляється аналогічно загальної книзі надходжень.
Список фондів є переліком офіційних найменувань і номерів зберігаються, вибулих і вступників архівних фондів в порядку наростання присвоєних їм номерів. У нього записуються фонди при їх першому надходженні в архів. У відповідності з даним списком, фонди отримують порядкові номери. При передачі фонду з архіву в архів його номер більше не використовується. Перенумерація фондів можлива лише з дозволу Росархіву. Щорічно на 1 січня складається підсумковий запис про кількість фондів та їх русі.
