y"> Список фондів з особливо цінними документами складається аналогічно списку фондів.
Лист фонду містить назву, номер архівного фонду, його категорію, місце зберігання, відомості про кількість, хронології, складі його документів, науково-довідковому апараті в їх динаміці на підставі записів про рух документів. У ньому вказуються опису фундації, їх стан і зміст. Лист фонду складається при першому надходженні фонду в архів і є основним документом, що відображає всі зміни у фонді. По ньому присвоюється номер опису. При вибутті її матеріалів з архіву, номер опису не змінюється і не присвоюється інший опису. Лист фонду перескладається тільки при його непоправному ушкодженні. Старий лист завадять у справу фонду з позначкою про його Перескладений. При продовженні листа фонду вказують на ньому номер продовжує листа. По ньому можна відновити всю історію фондообразователя і самого фонду.
Архівний опис є одним з основних облікових документів архіву, архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду і призначеним для їх обліку та розкриття їх змісту. Опис складається на основі номенклатури справ та їх реальної наявності. Завдяки опису, кожна одиниця зберігання отримує свій архівний номер. Тому опис є первинним обліковим документом поедінічно і сумарного обліку документів фондів. Кожен документ має свій одиничний номер. Підсумковий запис до опису здійснює їх сумарний облік. Номер опису визначається по листу фонду. Кількість одиниць зберігання в опису не повинне перевищувати 9999. Наступні одиниці зберігання враховуються в новому опису. При вибутті усіх справ по опису її номер зберігається за нею, він не передається іншим описам. Архів повинен в обов'язковому порядку мати три примірника опису, перший з яких є страховим. При Перескладений опису стара опис включається в нову останнім номером.
Описи особливо цінних документів і страхового фонду складаються аналогічно архівного опису.
Реєстр описів служить для реєстрації описів, їх кількості та складу. У ньому вказуються номер фонду, номер опису, кількість справ у ній, кількість аркушів опису і її примірників. Описи вносяться до реєстру по мірі їх надходження в архів у хронологічній послідовності. Підсумки річного руху описів підводить щорічна підсумкова запис.
Реєстр описів особливо цінних документів ведеться аналогічно загальним реєстром описів.
Інвентарна книга обліку справ з матеріальними цінностями заводиться в тому випадку, якщо у справах або їх оформленні є матеріальні цінності, дорогоцінні метали і камені. Такі справи зберігаються в сейфах. У книзі, що ведеться у трьох примірниках, відзначається стан цих справ і результати щорічно проведеної їх інвентаризації. Примірники книги зберігаються: перший - у відділі обліку архіву, другий - у матеріально відповідальної за зберігання таких справ липа, третій - в бухгалтерії архіву.
Паспорт архіву щорічно на 1 січня висилається в вищестояще архівне упередження. Він містить всі відомості про архів, його фондах, одиницях зберігання, облікових, науково-довідкових документах, роботі архіву по всіх напрямках за звітний рік.
Паспорт архівосховища також є звітним документом і містить відомості про розміщені в ньому фондах, справах, документах за звітний рік.
Картка фонду є обліковим документом, що містить назву, відомості про кількість, складі документів архівного фонду, місце його зберігання, призначеним для централізованого державного обліку архівних документів. Вона складається одночасно з складанням списку фондів і листа фондів, повторюючи їх дані. Використовується картка для складання фондового каталогу Росархіву. Дані її перезаполнять за підсумками року.
Справа фонду ведеться на кожен фонд, будучи своєрідним досьє кожного архівного фонду. До нього включаються документи, що відображають історію фондоутворювача та фонду, такі, як історична довідка, схема систематизації фонду, листи фонду, акти, пов'язані з рухом фонду. Документи у справі фонду розташовуються в хронологічній послідовності. Використовувані в ньому документи служать для внесення змін в усі облікові документи архіву. Справа фонду оформляється згідно з правилами оформлення архівних справ. Кожному присвоюється номер, що відповідає номеру фонду. Справи фондів зберігаються в порядку зростання номерів.
Внутріделовие опису і лист-засвідчувач справи використовуються для обліку документів усередині справи.
Облікова документація архіву у своїй сукупності адекватно відбиває склад документів архівного фонду РФ і є первинною основою створення загальнодержавного банку архівних даних.
До архівними документами обмеженого доступу відносяться:
архівні документи, щ...
