ьно з власниками цих документів на підставі угоди, договору, після експертизи їх цінності;
власники документів подають відомості про свої фонди і документах з метою їх державного обліку за запитами органів і установ Федеральної архівної служби РФ;
при зміні власника або місця зберігання документів власники інформують органи та установи Федеральної архівної служби РФ про нового власника або місці зберігання документів;
власники документів забезпечують їх постійне зберігання до створюваних для цих цілей архівах або структурних підрозділах об'єднань, установ, організацій, підприємств, документи не можуть бути знищені власниками без погодження з органами та установами Росархіву;
власники документів можуть передавати свої документи у власність держави, на зберігання до державних архівів, музеї, бібліотеки, при цьому передача права власності на документи оформляється угодою, договором з уточненням у разі потреби умов зберігання і використання документів.
Документи надходять у власність держави і передаються на постійне зберігання до держархівів в разі ліквідації недержавних установ, об'єднань, організацій, підприємств чи смерті власника за відсутності правонаступників і законних спадкоємців.
Державні архіви, музеї, бібліотеки можуть здійснювати тимчасове, в тому числі депозитарне, зберігання документів, яке визначається в угодах, договорах між власниками документів і держархівами, музеями, бібліотеками, при цьому під депозитарним зберіганням документів розуміється зберігання в держархіві, музеї, бібліотеці архівних документів архівного фонду РФ на умовах, що визначаються договором між власником документів і відповідним держархівом, музеєм, бібліотекою, із збереженням за власником права власності на архівні документи.
У разі продажу документів держава має переважне право на їх придбання, власники документів, організатори аукціонів, торгово-посередницькі організації зобов'язані не пізніше, ніж за 10 днів до майбутнього продажу повідомляти про неї органам та установам Федеральної архівної служби РФ із зазначенням точного часу і місця продажу.
На прохання власників документів органи та установи Росархіву надають методичну допомогу у збереженні, комплектуванні, використанні їх архівів, за домовленістю з ними органи та установи Росархіву можуть надавати інше сприяння недержавним архівам, здійснювати їх фінансову підтримку.
Договір між власниками недержавної частини Архівного фонду РФ і Державною архівною службою РФ
Головним документом, що визначає взаємини між власниками недержавної частини Архівного фонду РФ і Державною архівною службою РФ, є договір. У ньому обговорюються наступні основні умови:
предмет договору: власник безоплатно передає, а держархів приймає на постійне державне зберігання документи, які утворилися у процесі діяльності власника, що мають історичне, наукове, соціально-культурне значення;
власник зберігає за собою авторське право на передані документи, що враховується при публікації, експонуванні, копіюванні, видачі документів дослідникам;
сторони домовляються не передавати своїх прав і зобов'язань третій стороні без їх письмової згоди. Порядок реалізації договору:
відбір на госхранение документів власника здійснюється держархівом за погодженням з власником;
відбір і передача документів провадяться щорічно в узгоджені з власником терміни;
підготовка документів власника до передачі на госхранение, включаючи їх відбір, науково-технічну обробку, опис, здійснюється держархівом на платних умовах відповідно до укладаються з власником окремим договором;
опису документів постійного зберігання та з особового складу подаються на схвалення експертної комісії власника, після чого направляються на розгляд експертно-перевірочної комісії держархіву;
документи, включені в затверджену держархівом опис, ставляться на державний облік;
передача документів власника в держархів проводиться за описом, затвердженої експертно-перевірочною комісією держархіву, після закінчення терміну, зазначеного в договорі, і оформляється актом прийому-передачі справ.
Власник зобов'язується:
в узгоджені терміни представити держархіву для експертизи цінності та відбору повний комплекс документів, що утворилися в його діяльності за відповідний період, крім документів, що становлять комерційну таємницю, а надалі передавати в держархів всі відібрані на постійне зберігання документи за опису в оригіналах або завірених копіях не пізніше обумовленого терміну після затвердження опис...
