При цьому консультанти, які здійснюють аудит, намагаються встановити наступне:
як організована робота з інформацією на даному підприємстві;
хто в компанії займається координацією роботи з використання інформації та що входить в його обов'язки;
як співробітники ставляться до інформації;
які види інформації мають найбільше значення для діяльності підприємства;
чи намагається компанія проаналізувати, які знання вона втрачає в разі звільнення фахівців;
як в ході прийняття рішень працівники будуть використовувати ту чи іншу інформацію;
наскільки добре забезпечують співробітників інформацією і знаннями використовуються на підприємстві інформаційні технології;
якою мірою в дискусії з визначення потреби в нових знаннях можуть брати участь постачальники та клієнти компанії;
які кроки щодо використання інформації і знань роблять конкуренти компанії.
У чому суть цього підходу? Управління знаннями покликане узгодити, гармонізувати цілі роботодавців і найманих працівників в умовах, коли існуючих матеріальних і моральних стимулів недостатньо. Спеціаліст, який чи підприємству свої знання, у свою чергу, одержує можливість використовувати професійні навички в корпоративній мережевому середовищі. Основні характеристики такої організації роботи - відкритість, розподіленість, гнучкість, автономність, ефективні комунікації, здатність до навчання, спільна робота. В цілому ж людський фактор вже не розглядається як перешкода впровадженню інформаційної технології, з'являється розуміння ефективності для всіх, а не тільки для керівництва.
Але що вважати знаннями підприємства, як їх зібрати і формалізувати, як організувати ефективний обмін знаннями між співробітниками? Управління знаннями виступає як технологія, що дозволяє підприємству побачити свої інтелектуальні ресурси, зрозуміти, якими уявленнями про свою діяльність користується компанія і як формально здійснюється прийняття рішень в ході роботи над проектами. Для того щоб створити такий інструмент, необхідна досить серйозна робота з «інвентаризації» діяльності підприємства - для початку в тих напрямках, де компанія має конкурентну перевагу, з метою зафіксувати свої інтелектуальні ресурси і моделі пізнавальних процесів.
На відміну від ідеального або, точніше, оптимального бізнес-процесу, пізнавальні процеси характеризуються відомої варіативністю. Саме способи використання своїх професійних знань і складають, мабуть, унікальність кожної людини як фахівця. На цьому багато в чому базується визначення одного з підходів до управління знаннями, а саме кращої практики або кращого досвіду, - способу, який би дозволив іншим працівникам більш ефективно виконувати конкретні робочі операції.
1.2 Ключові передумови
Не має сенсу починати роботу зі створення системи управління знаннями підприємства, поки в тій чи іншій формі не визначено, що ж насправді «знає» компанія. Серед питань, які належить вирішити компанії в першу чергу, багато стосуються безпосередньо людей, їх інформаційних потреб. Аудит знань як один з первинних етапів збору та формалізації знань підприємства може, зокрема, визначити:
основних користувачів майбутньої системи управління знаннями;
що вони знають, які інформаційні ресурси і з якою метою використовують;
яка інформація потрібна різним фахівцям, а також джерела цієї інформації, у тому числі найкращу практику, відому тільки одному працівнику і кільком його колегам;
чи існують бар'єри у спілкуванні або неготовність людей ділитися своїми знаннями та досвідом;
що працівники роблять або думають, чому вони вважають щось важливим або навпаки, хто знає більше з даного питання;
які зміни потрібні компанії або людям, як поліпшити вже використовувані технології і процеси навчання, щоб підвищити конкурентні переваги.
Сам по собі аудит знань ще не гарантує успішності управління знаннями, але підвищує усвідомлення того, що підприємство вирішує потрібні завдання, використовуючи для цього потрібні ресурси. Метою тут є визначити ставлення людей до своєї роботи, їх звички в плані вибору процедури прийняття рішень, дізнатися, з ким вони співпрацюють, як отримують необхідну інформацію. І найголовніше: як працівники зберігають свої знання, коли документують ті чи інші процеси. Методи, які використовуються на цьому етапі, найчастіше включають анкетування або письмові опитування, огляди, індивідуальні інтерв'ю та дискусії в групі.
Передбачається, що після першого етапу аудиту знань складається св...
