Передача документа на виконання або ознакомленія151190141Преобразованіе паперового документа в електронний від10016060,5
Час, заощаджений на повторному використанні (створенні) типових документів (), розраховується за формулою (2):
(2),
де - час на створення типових документів до впровадження СЕД, хв;
- час на створення типових документів після впровадження СЕД, хв; - кількість зазначених документів на місяць.
Отримаємо: (40-7) 75=33 * 75=2475 (хв) - економія часу співробітників на використанні типових документів після впровадження СЕД.
За подібною формулою розраховуємо економію часу співробітників на пошук потрібних документів за рахунок систематизації в зберіганні документів і ефективних засобів пошуку інформації
(3),
де - час, що витрачається співробітників на пошук потрібних документів до впровадження СЕД, хв;
- час, що витрачається співробітником після впровадження СЕД, хв; - кількість зазначених документів на місяць;
отримаємо: (7-1) 120=6 * 120=720 (хв) - економія часу співробітників на пошук потрібних після впровадження СЕД.
Якщо виходити, що - час, що витрачається співробітником на збір підписів при узгодженні документа, до впровадження СЕД, хв;
- час, що витрачається співробітником на організацію узгодження документа, після впровадження СЕД, хв; - кількість документів, узгоджуваних на місяць, то економію часу співробітників на узгодження документів після впровадження СЕД () можна розрахувати за формулою:
(4),
Отримуємо: (36-18) 60=18 * 60=1080 (хв) - економія часу співробітників на узгодження документів після впровадження СЕД.
Таким чином, загальна сума зекономленого робочого часу секретаря ВАТ «Батьківщина» складає:
С=І + П + Т (5),
виходить: 2475 + 720 + 1080=4275 (хв), що становить 8,9 робочих днів секретаря.
Вартість 1 робочого дня секретаря ВАТ «Батьківщина» становить 682 руб.
Виходячи з цього, +6069 руб. 80 коп - вартість заощадженого робочого часу секретаря ВАТ «Родина».
Таким чином, пряма вигода від впровадження СЕД в місяць буде визначена за формулою:
В=С + Х (6),
що становить 6069,8 + 3937.5=10007 руб. 20 коп -
Виходячи з отриманих даних, система електронного документообігу DIRECTUM окупиться протягом півроку.
Таким чином, можна побачити, що незважаючи на витрати, система економічно вигідна для ВАТ «Родина».
Крім іншого, автоматизація електронного документообігу дає організаціям наступні тактичні переваги [47]:
фізичне звільнення місця;
зменшення витрат на копіювання;
зменшення витрат на доставку інформації в паперовому вигляді;
зменшення витрат на ресурси: люди та обладнання;
зменшення витрат на папір;
підвищення продуктивності роботи: більш швидке виконання робіт, збільшення загальної кількості виконуваних робіт, поліпшення роботи з даними/записами (документами, що мають юридичні зобов'язання), можливість виконання нових типів робіт або виконання робіт по-іншому.
Що стосується стратегічних переваг, то вони полягають в наступному:
) поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві);
2) значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами);
) підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації;
) підвищення схоронності документів і зручності їх зберігання, так як вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;
) поліпшення контролю виконання документів.
Але головним результатом автоматизації документообігу залишається наведення порядку в роботі з документами, істотна оптимізація бізнес процесів, скорочення термінів прийняття стратегічних рішень та підвищення ефективності роботи ВАТ «Батьківщина» в цілому. Після впровадження СЕД керівництво Товариства отримує ефективний інструмент управління, необхідний для розвитку бізнесу в сучасних умовах.
Висновок
В умовах ринкової економіки керівники та фахівці російських підприємств і комерційних структур повинні освоювати адекватні методи і процедури управління. До їх числа відноситься стратегічний менеджмент, що забезпечує підприємствам (компаніям, фірмам, організаціям) ефективне досягнення перспективних цілей на основі утримання конкурентних переваг та відповідного реагування на зміни зовнішнь...
