сля перевірки і затвердження деяких документів (звітів матеріально-відповідальних осіб) здійснюється їх бухгалтерська обробка. Метою обробки є підготовка документів до подальших записів.
Перевірені документи групуються за однорідними ознаками скоєних операцій. Документи, що відображають рух готівки в касі, групуються в одну групу; рух матеріальних запасів в іншу по матеріально відповідальним особам; по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі - в третій; з виписками банків - у четверту і т. д. У цих цілях зазвичай складають так звані групувальні листи (накопичувальні відомості), застосування яких дозволяє скоротити число бухгалтерських записів, скоротити витрати на ведення бухгалтерського обліку.
группировочного листи, накопичувальні відомості і машинограми (при комп'ютеризації) з доданими до них виправдувальними документами служать підставою для бухгалтерських записів по рахунках синтетичного та аналітичного обліку.
В обробці документів одним з найбільш складних видів робіт є кореспонденція рахунків. Неточності призводять до неправильного відображенню господарських операцій у бухгалтерському обліку.
Вказівка ??кореспондуючих рахунків (або котирування) проводиться безпосередньо на документах. Для цієї мети в документах відведено спеціальне місце. Котирування документів знаходить своє зовнішнє відображення у вигляді рахункових формул, які були вказані в розділі 3 (рахунки бухгалтерського обліку та подвійний запис).
Обробка первинних документів завершується складанням бухгалтерських статей, або, як їх нерідко називають проводок.
Бухгалтерські статті по кореспондуючих рахунках називають котируванням документа. Вони бувають прості і складні. Простими називаються такі статті, в яких кореспондують тільки два рахунки - один за дебетом, інший по кредиту. Складною вважається така стаття, до якої одночасно кореспондують більше двох рахунків, причому один дебетуется і кілька рахунків кредитуються або навпаки. Обробка документів закінчується зазначенням кореспонденції рахунків. У документах бухгалтерського оформлення зазвичай не пишуть повне найменування рахунків, а вказують тільки їх цифрові шифри. Це скорочений обсяг робіт і робить подальші записи на рахунках більш зручними.
Всі документи після обробки та використання для бухгалтерських записів зберігаються в порядку, встановленому нормативним актом про документи і записи в бухгалтерському обліку підприємств та господарюючих суб'єктів (організацій).
Документи зберігаються в спеціальних архівах - поточних і постійних. У поточному активі, що знаходиться в приміщенні бухгалтерії, зберігаються документи за поточний рік, якими часто користуються працівники бухгалтерії. У постійному архіві, що знаходиться у спеціально обладнаному приміщенні, зберігаються в хронологічному порядку і за видами документи, звіти минулих років під відповідальністю головного бухгалтера або особи, ним на те уповноваженого.
Видача справ з бухгалтерського (поточного) архіву іншим структурним частинам даного підприємства проводиться тільки з дозволу головного бухгалтера. Термін зберігання документів у бухгалтерському архіві, а також порядок передачі їх після закінчення цих строків у загальний (постійний) архів підприємства (суб'єкта) здійснюється діючими нормативни...
