ми актами затвердженими в установленому порядку.
Контроль за виконанням документів
Контроль виконання завдання - одна з функцій управління. Мета контролю полягає в забезпеченні своєчасного і якісного виконання доручень і вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання.
Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважена особа. Відповідальність за правильне і своєчасне рішення питань, відображених у документах, несуть керівники структурних підрозділів та співробітники, яким доручено виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначається згідно з розподілом обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника вказано декілька виконавців, відповідальним за виконання документа і відповідно організуючим його виконання є особа, зазначена в резолюції першим.
Контроль за термінами виконання документів веде служба документаційного забезпечення управління, а в невеликій фірмі - секретар. У Державній системі документаційного забезпечення управління вказано, що «Контроль виконання включає постановку на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Організація контролю виконання повинна забезпечувати своєчасне та якісне виконання документів ».
Технологію ведення контролю за строками виконання документів можна розбити на наступні процедури:
* фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва (проводиться в процесі реєстрації);
* перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
* коректування даних про контрольованих документах при зміні термінів виконання, передачі документа від виконавця до виконавця, з підрозділу в підрозділ (заповнення розділу «Хід виконання»);
* нагадування виконавцям і керівникам підрозділі-ний про наявність невиконаних документів та доручень;
* інформування керівників (підрозділів та організації) про стан та хід виконання документів;
* внесення даних про виконання документів;
* аналіз стану справ і рівня виконавської дисциплінарних-ни по організації в цілому, по структурних підрозділах, фахівцям, видам документів та іншим аспектам.
З урахуванням того, що виконавська дисципліна в нашій, країні поки ще не на належному рівні, всі документи, потребують прийняття управлінського рішення або виконання будь-яких дій, складання відповідного чи іншого документа, повинні бути поставлені на контроль. Для розпорядчих документів, наприклад, наказів, предметом контролю є містяться в ньому рішення. Відповідно на контроль ставиться кожен пункт, кожне завдання або доручення, що міститься в розпорядчому документі.
Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством, наприклад, для виконання звернень громадян.
У документах, що надійшли від вищестоящих організацій і...
