печити збереження і ефективність використання електронних документів.
3. Ще однією проблемою виникає при введенні автоматизованої системи ДОУ є проблема в забезпеченні доступу до електронної інформації.
Таким чином, в ході аналізу особливостей організації зберігання документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» було виявлено цілу низку проблем, які потребують негайного вирішення. Це рішення проблеми, пов'язаної з передачею кадастрових документів на державне зберігання, проблема організації обліку і контролю збереженої документації, проблеми матеріально-технічного забезпечення і багато інших. Ці проблеми заважають ефективному функціонуванню установи. Поки вони не будуть вирішені, ми не зможемо стати сучасною державою з розвиненою системою електронного уряду.
У наступному розділі ми розглянемо основні напрями вдосконалення зберігання документації у філії ФГБУ «ФКП Росреесра».
РОЗДІЛ 3. НАПРЯМКИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ФІЛІЇ Федеральне державне бюджетне ЗАКЛАДУ «ФКП Росреестр» ПО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТІ
3.1 Пропозиції щодо оптимізації організації архівного зберігання документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверській області
Таким чином, були запропоновані наступні шляхи оптимізації архівного зберігання у філії ФГБУ «ФКП Росреесра»:
1. Затвердити Положення про порядок і строки зберігання у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверській області містяться в державному кадастрі нерухомості документів, а також їх передачі на державне зберігання.
2. Збільшення кількості фахівців здійснюють роботи з ведення роботи архіву організації, вдосконалення їх умінь і навичок у системі електронного документообігу та архіву організації.
Використовуючи норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади, була розрахована чисельність співробітників філії ФГБУ «ФКП Росреесра». В основу розрахунку покладені:
. Норми складання номенклатури справ.
. Складання статистичного звіту.
. Складання звіту про комплектування архіву.
. Ненормований працю (матеріально-технічне утримання архіву). Такі норми часу наведені в таблиці 3.1.
Таблиця 3.1
Нормативний перелік виконуваних робіт в архівному відділі
Вид виконуваної работиНорма часу (ч.) Обсяг документів на рік (шт.) Нормований працю (ч.) Складання статистичного звіту про організацію зберігання документів федеральних органов0.5150007500Составленіе номенклатури дел42.342.3Составленіе звіту про комплектування архіва0.05150007508292.3
Ч=(Тн + ТНн)/Фп
де: Ч - чисельність працівників,
Тн - норми часу на певний вид робіт; н - кількість видів виконуваних робіт,
ТНн - витрати часу на роботи, не передбачені нормами і мають разовий характер,
Фп - фонд робочого часу одного працівника.
Ч=(+8292, 3 + 438,9)/1910=4,57
Розрахунки показали, що для здійснення даних функцій, при річному обсязі документації в 15000 документів, необхідно 4-5 співробітників, що пояснює необхідність збільшення кількості співробітників архівного відділу.
Розглянувши Посадовий регламент фахівця Відділу ведення архіву, можна виділити наступні функції в організації архіву: ведення роботи з організації архівної справи в установі, забезпечення зберігання та використання документів, що утворюються в діяльності установи; інструктування працівників відділів ФГБУ «ФКП Росреесра» про порядок формування, підготовки та здачі справ в архів. Функції розкриті не повно, тому установі слід розробити організаційно-нормативні правила з організації архіву, переглянути і більш конкретизувати посадовій регламент фахівця, завідувача архівом.
3. Створення матеріально-технічних умов, що забезпечують фізичну схоронність документів, належний режим їх зберігання: обладнати трубопроводи опалення засобами захисту, встановити засоби зберігання з урахуванням норм передбачених «Основними правилами роботи архівів організацій», придбати прилади, що забезпечують контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів.
Забезпечення філії ФГБУ «ФКП Росреесра» комп'ютерними технологіями, програмними продуктами, сучасними ПК, що дозволяють вести повноцінну систему електронного архіву.
Так як обсяг документації у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» досить великий, а брак площ створює складності в організації архіву, то на сьогоднішній день можна розглянути можливість за...
