і документи часто губляться, після чого постає питання про відповідальність за її втрату. Необхідно закріпити за кожним районом мінімум двох кадастрових інженерів, а в залежності від обсягів роботи, збільшити кількість співробітників, що володіють правом доступу до інформації.
. Проблема організації обліку збереженої документації.
Варто вказати, що правильний облік надходить інформації у вигляді документації ГКН, полегшує доступність, пошук необхідної інформації і виключає її «втрати».
Але у зв'язку збільшенням обсягів роботи, збільшенням не тільки кількості заяв про надання відомостей з ГКН, заяв про взяття на ЦКУ, відбулося зростання кількості вступників завершених справ в архів, деякі з яких не реєструються. Дані зміни розглянемо в порівнянні на період жовтень 2009 з кількістю кадастрових справ в архіві на 26 жовтня 2010 г. Для наочності візьмемо 3 найбільш великих за обсягом справ районів Тверській області: Калінінський р-н, Осташківський і Конаковский, представлені в таблиці 2.3.
Таблиця 2.3 Кількість кадастрових справ в архіві філії ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверській області за 2006-2010 роки
Назва районаКолічество ділянок в ЕГРЗКолічество кадастрових справ в архіві на жовтень 2009г.Колічество кадастрових справ в архіві на жовтень 2010 г.Калининский975325274062946Конаковский449453253636748Осташковский188131112113421
Більш наочно результати дослідження представлені на малюнку 2.3.
Рис.2.3 Динаміка надійшли кадастрових справ
Основний обсяг робіт з ведення архіву, систематизації інформації здійснює фахівець-експерт, який, крім обов'язків, пов'язаних з веденням архіву, виконує інші, пов'язані з діяльністю відділу функції. За останні 5 років кількість співробітників відділу ведення архіву практично не змінилося, при значному збільшенні обсягів роботи.
Це є причиною того, що видача документів зі сховища не реєструється, перевірка наявності документів в архіві не проводиться, що не дозволяє уточнити фактичне і кількісне наявність документів, що знаходяться в архіві; не виявляються відсутні документи, і, таким чином, не організовується їх розшук, створюються умови для безповоротної втрати документів.
Не всі кадастрові та облікові справи надходять в архів згідно з реєстрами, які дозволяють спростити облік збереженої документації. Це так само пов'язано з постійним збільшенням обсягів, як завірених кадастрових справ, так і надходженням облікових справ.
. Проблема організації контролю виконання документів.
Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих у документах. Контролю підлягають всі зареєстровані документи. Контроль за виконанням документів покладається зараз тільки на співробітників відділу контролю інформації. Необхідно також здійснювати контроль на етапі вступу облікових справ в архів, який у зв'язку відсутністю достатньої кількості кадрових ресурсів і часу на даний момент не здійснюється, у зв'язку з цим виникають випадки втрати інформації, її неточності.
. Проблема організації умов зберігання документів.
Однією з найбільших проблем організації діяльності архіву філії ФГБУ «ФКП Росреесра» є вирішення комплексу питань, пов'язаних зі створенням матеріально-технічних умов, що забезпечують фізичну схоронність документів, належний режим їх зберігання, поліпшення умов зберігання документів.
Приміщення архівосховища є не зовсім пристосованим. Через архів проходить не захищені трубопроводи опалення. Спеціальні прилади для контролю температурно-вологісного режиму відсутні. Установка засобів зберігання проведена без урахування всіх норм, передбачених основними правилами роботи архівом організації. Стелажі встановлені впритул біля стін, що не дозволяє повітрю вільно циркулювати - накопичується пил. Цінні паперові носії краще зберігаються при використанні відповідного обладнання та системи створення мікроклімату.
Безсумнівно, важливою проблемою організації зберігання документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» є проблеми, що виникають у зв'язку з впровадженням автоматизованих систем ДОУ.
Виділимо основні проблеми введення автоматизованої системи ДОУ у філії ФГБУ «ФКП Росреесра»:
. Найбільш значущою проблемою є недосконалість діючої системи управління документацією, інформаційними ресурсами в цілому.
. Автоматизація управлінської діяльності та системи архівного зберігання потребує наявності у фахівців, задіяних в системі електронного документообігу та архіву Управління, умінь і навичок, що дозволяють виконувати свої функції за допомогою ПК без особливої ??підготовки і забез...
