стосування електронних архівів. В даний час найбільш актуальною проблемою філії ФГБУ «ФКП Росреесра» є відсутність конкретної інструкції по знищенню справ з закінченим терміном зберігання. Коли підходить термін знищення (найчастіше, це від 3 до 5 років), збирається експертна комісія. Комісія визначає кількість справ, що підлягають знищенню, створюється акт про знищення даних справ, при цьому, зі справи повинні винести всі оригінали постанов, а інші матеріали справи підлягають знищенню. Оскільки раніше документи зберігалися неправильно, тобто справи з тимчасовим і постійним терміном зберігання разом, для початку необхідно помістити їх окремо. На практиці справи ще жодного разу не знищувалися, тому в теорії процедура ясна, але ніхто не знає, як здійснити утилізацію справ. Тому створення інструкції по знищенню архівних документів з закінченим терміном зберігання - це першочергове завдання.
Це сприяє прийняттю в широке користування так званих «технотронних архівів». Під технотронним архівом розуміється по спеціалізоване архівосховище, а спосіб організації збереження і виконання документів, створених на нетрадиційних носіях, як новостворених, так і вже наявні архівні документи. Перша і основна складність, яку вносять в діяльність архівів електронні документи, полягає в посвідченні достовірності електронних документів (мати юридичну силу). Для документів на паперовому носії дана можливість реалізована, з документами на інших носіях все набагато складніше, особливо з електронним документом.
Впровадження даного програмного забезпечення вимагає використання нових технологій та оргтехніки, на сьогоднішній день в більшості випадків це зажадає практично повного оновлення комп'ютерного оснащення в органах влади. Проте впровадження цієї системи електронного документообігу дозволить забезпечити зручне управління документами, можливість завжди відстежувати всі наявні потоки документів. Важлива перевага електронного архіву - це розмежування прав доступу до документів, постійне і своєчасне оновлення інформації і збільшення термінів зберігання документів.
Також впровадження даного програмного забезпечення дозволить скоротити обсяги ДОУ у філії ФГБУ «ФКП Росреесра».
Слід зазначити, що практично всі проблеми, пов'язані з архівним збереженням документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра», можуть бути вирішені в результаті вирішення основної проблеми: недостатньою інформатизації архіву філії ФГБУ «ФКП Росреесра».
Створення електронного архіву філії ФГБУ «ФКП Росреесра», що відповідає всім інноваційним вимогам до архівів організацій і забезпечить надійність і довговічність зберігання інформації, оперативний доступ до неї і підвищення ефективності роботи установи.
Для створення електронного архіву необхідно забезпечення юридичної сили електронних документів, захист їх цілісності та автентичності, використання електронних підписів і інших засобів криптографії.
Таким чином, успішна робота організації багато в чому залежить від рівня її технічного оснащення та ефективної автоматизації процесів управління в умовах збільшення з кожним днем ??обсягу інформації. Автоматизація діловодства вимагає, щоб сучасні системи електронного документообігу, при всій складності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності, мали простий і зручний користувальницький інтерфейс, що дозволяє фахівцям, що мають справу з документами, без особливої ??підготовки виконувати свої функції за допомогою ПК.
Повний цикл взаємодії людини з документної середовищем включає не тільки створення документів, їх використання, включаючи доведення до виконавців і саме виконання, а й зберігання документів і відомостей про них з метою наступного, можливо неодноразового, використання. Протягом всього встановленого терміну зберігання організації повинні забезпечувати не тільки облік документів, але і їх фізичну схоронність і використання. Правила Росархіву визначають, що документ повинен зберігатися на тому носії інформації, на якому він був створений. Тому зберігання документів на комп'ютерних носіях не може бути заборонено.
При значному обсязі документів на комп'ютерних носіях і документних баз даних, що утворилися в процесі електронного документування, для їх зберігання організовується самостійне або в складі діючого архіву сховище електронних документів, яке необхідно організувати у філії ФГБУ «ФКП Росреесра».
Удосконалення електронної системи документообігу та архівного зберігання у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» дозволить більш оперативно приймати і передавати управлінські рішення.
3.2 Впровадження інформаційних технологій у процес архівного зберігання документів у філії ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверській області
З метою вдосконалення д...
