y"> - визначення та оцінку можливостей підвищення ефективності, результативності або якості організаційних процесів, рішень і дій в результаті якісного управління документами.
Для підвищення ефективності своєї діяльності організації необхідно організувати роботу з документами. Документообіг забезпечує належну ефективність роботи з документами, що досягається створенням оптимальних умов для переміщення документів найбільш коротким шляхом у відповідності з основними етапами їх підготовки (виконання).
При відсутності добре організованої системи документообігу в організації можливо:
- неоперативне надходження інформації;
- відсутність визначеного маршруту документа;
- збільшення термінів узгодження через перенаправлення документа друг
- одному;
- відсутність відповідальності за прийняття рішень;
- необгрунтоване скупчення документів на першій ступені погодження;
- поява документів на нижній сходинці узгодження, минаючи керівництво;
- відсутність контролю за виконанням документа.
Документообіг кредитної організації відображає рух матеріальних, фінансових, інформаційних потоків, а також рух кадрів. По-перше, документообіг - це організована пам'ять кредитної організації, яка може бути використана для відновлення історії будь-якого цікавить питання з метою вилучення досвіду, аналізу різних сторін діяльності, встановлення причинно-наслідкових зв'язків, репродукування знань тощо По-друге, документообіг - це облік і контроль результатів діяльності. По-третє, це інформаційна технологія, що забезпечує кваліфіковане функціонування персоналу і підрозділів. По-четверте, - це засіб для управління банком. Рух документів по документаційне потокам може здійснюватися за допомогою особистої передачі і доставки, поштового, електронного зв'язку та передачі за належністю .В основі організації документообігу лежить кілька правил, або принципів, які мають суворо дотримуватися:
. Централізація операцій з приймання та відправлення документів. Це означає, що всі документи, які надходять в організацію, незалежно від способу доставки, і документи, які відправляються з організації (за винятком документів, що надходять і переданих факсом та електронною поштою і стосуються виключно компетенції підрозділів), повинні оброблятися в одному підрозділі -службі діловодства (секретарем).
. Виняток необгрунтованих зворотних рухів при проходженні документа. У процесі документообігу документи можуть повертатися в інстанцію, через яку вони вже проходили, тільки в тому випадку, якщо це обумовлено ділової необхідністю (наприклад, на етапі підписання документа керівником документ двічі проходить через секретаря керівника).
. Організація попереднього розгляду документів, що надійшли до передачі їх на резолюцію. Попередній розгляд дозволяє виділити з усієї маси документів, що надійшли в організацію, ті документи, які в силу своєї важливості та значущості для організації повинні бути розглянуті керівником. Решта документів, минаючи керівника, направляються на розгляд заступникам керівника та в підрозділи, якщо керівники підрозділів наділені відповідною компетенцією.
. Однократность реєстрації документів, що надійшли в організацію і відправляються з організації. Це означає, що документ, що надійшов в службу діловодства і призначений для розгляду керівником або його заступниками, реєструється в цій службі і, надходячи після розгляду керівником в підрозділ, повторно там не реєструється. І, відповідно, документ, безпосередньо надійшов до підрозділу, реєструється тільки в підрозділі. Інакше можна сказати, що документ живе в організації під одним реєстраційним номером, присвоєним йому в службі діловодства або в підрозділі.
. Винесення конкретних резолюцій, по можливості точно визначають виконавця, доручення, термін виконання. Винесення резолюцій - функція керівника, а й секретар може певною мірою вплинути на цей процес. Секретарю керівника організації необхідно знати, що резолюція повинна бути конкретною, а її формулювання має бути такою, щоб у виконавця не виникало питань про те, яка мета поставлена ??перед ним керівником при розгляді документа.
. Усунення необгрунтованих погоджень, організація паралельного узгодження, скорочення часу на узгодження документа. Розробка регламентів узгодження документів та їх впровадження дозволить значно скоротити час на роботу з документами.
. Делегування керівником права підписувати документи заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів. Право підпису документів має бути відображено в посадових інструкціях. Зниження рівня підпи...
